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外贸跟单知识 | 外贸跟单系统流程分析及可操作性型步骤,外贸人必备手册!


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01


跟单前期准备


01 分析客户

既然是跟单,就说明我们已经和客户有过一面之交,对客户的基本情况有所了解。那么继续要做的,就是尽量地收集客户资料,了解客户经营情况,为进一步跟单订立好目标和方法。

分析内容具体包括:客户的采购产品、交易次数、交易数量、采购行为、采购记录、客户合作过的供应商明细和对竞争对手的分析。


那么分析客户的这些信息从哪里可以获得呢?小编推荐大家可以在海关数据,谷歌、脸书和领英等搜索引擎上搜索获得。 有了数据,接下来就是筛选挖掘来的信息,并将这些信息分门别类地记录下来,让以后的跟进订单工作更为高效。
值得注意的是,信息每天都在更新,将每次更新的数据情况记录好,避免下次更新时做重复的工作,这样在能够节省时间之余,还能很清楚地知道自己每项工作的进度。 

02 对客户进行分类处理


已经对客户有了分析,接下来要学会分析客户心理,为不同客户进行分类。再根据类型选择处理方式,及时为客户解决疑难问题,尽可能争取到订单的签订。这里分为“三步走”:可以参考:【干货】客户分类之找出20%的重要客户8大衡量指标及邮件营销、价格谈判之关键点分析~

1. 需要长期争取的客户,跟单周期可以长一些,一般以一月一次为好;


2. 对于已经答应下单却迟迟未签合同的客户,则最好能及时拜访进行面谈;


3. 不能面谈的,则一定要通过电话问清楚客户还存在什么困难。目的都是为了及时帮客户解决问题。


02


中期选择跟进方式


这里小编提醒大家,我们一定要从邮件思维中跳出。邮件如果不回复,那么其他的联系方式都要加一遍。
现在app太多了,你不知道客户登陆频次高的是哪一个。有些国外买家连邮箱都懒得登录,直接通过whatsapp进行下单。因此所有app聊天工具都需要加一遍。


03


后期考虑跟进内容


跟单的时候我们可以聊些什么来促进和买家间的关系?


01 产品价格

买家通常是最关注他所要购买的产品价格的。所以我们可以在每个月的月初把最新的价格报给对方这样每个月至少有一次可以和买家跟进的话题,
要注意不能让客户感觉是推销信从而引起反感情绪。如果遇到价格变动比较频繁的时候,也要视变动的频率给客户发邮件,并且设置上有效期。可以参考:【干货】客户分类之找出20%的重要客户8大衡量指标及邮件营销、价格谈判之关键点分析~

02 共同话题

在前期准备工作中,我们已经调查了客户的一些个人情况,包括对方的爱好,与他人的人脉关系,生日及其他信息这些信息都可以成为你后续打开话题的引子。

03 新闻事件

各种新闻事件发生的时候,特别是对方国家重大新闻发生的时候,这是个不可多得的好时机。
小编建议大家每天早上可以花30分钟浏览一下国外的新闻网站,对各国的动态有个了解,知道最新的外贸政策,这是非常必要的。而且看到客户可能感兴趣的可以及时推送给他。

04


对症下药


我们都知道跟进的结果就是让买家下单,成交才是我们跟进的目的。但是很多时候我们把自己都感动了,买家还是不下单。


小编总结了三种情况,当我们遇到如下情况应该如何促使买家下单呢?


01 买方说暂时没有需求

1. 懂得舍取。问清楚客户是不是在卖这个产品,因为有些说不需要的客户他是真的不再需要了。首先考虑你的客户细分和定位。我们应该把时间花在那些最符合客户定位的买家身上,而不是什么买家都想争取。2. 主动出击。如果我们已经把产品和服务完全表达透彻了,客户丝毫不感兴趣,那这时就不需要再做重复劳动了,这时可以主动询问客户有没有别的感兴趣的产品;有没有什么可以帮助到他的地方;还能跟客户谈谈他的销售情况;他们国家市场需求的情况等等。前提是客户愿意跟你聊这些。生意不成,如果能做朋友那样也很好,以后可能还会有机会。3. 互通有无。如果有新产品或者降价促销的,可以给客户发邮件,这样做的主要目的是让他记住你,备胎转正的机会很多。可以参考:外贸技巧系列 | 把握顾客的需求和欲望,掌握产品介绍的流程和技巧,提炼产品的卖点的可操作性步骤……(必收藏!)

02 买方说价格高


1. 必要的解释是必须的,但是要适可而止。否则买家会觉得我们的利润空间很大。2. 尽量地缩短解释。否则的话会让买家失去耐心,接下来就是给出稍微的下调,要在同一封邮件里显示,告诉对方,有下降的空间,注意幅度,否则会很难收场。3. 采取推荐产品的方式。基本上三个推荐就好了,价格相差幅度也不要太大。给买家去挑。这里千万不能只是给出三个建议,只是对应三份价格。一些技术参数,产品使用环境的要求,使用的寿命,等等,相关产品的一些细小的特征写上。我们总是要往前想一步,不然怎么才能让我们的买家信服。4. 依据现有行情分析。不要把MOQ,包装,交期作为唯一的方式来谈。我们不能总停留在这个层面上,要不断的去创造新的增值点。可以参考:外贸客户报价技巧 | 报价后客户总说价格太高怎么办?

03 买方问一下价格就消失了

当遇到问了价格又消失的情况,可以使用以下3种比较基础的方法:1. 问其理由;2. 持续跟踪;3. 电话询问。
最后,跟单的心态要平和,不要太急功近利。
从买方的角度出发,不要一味地要定单,要不到定单时,就恶语伤人,胡搅蛮缠。只会让买方更加讨厌,让对方感到不是在谈业务而是一种困扰。跟单一定要从长远出发,以交朋友的心态反而更容易拿到订单。记住,持续不断地跟进,跟进。即使买方不理我们,也尽量让他们对我们有个良好的印象,万一哪天需要这个产品或者想考察新的供应商的时候,我们的机会就来了。可以参考:【必荐】外贸业务员30个常用全流程邮件模板-客户开发-客户跟进-询盘回复-报价跟进-价格谈判-预付款发货确认收货-完整流程解析


外贸跟单基本流程:


跟单员对出口货物的跟单工作主要有


(1) 接单 

(2) 跟进生产

(3) 催审单证

(4) 出货跟踪

(5) 制单结汇




一、接单



1.接单的形式:在出口贸易中,最常见的是:



(1)合同:


(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟,后者由买方草拟。


(2) 确认书;


(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议,仲裁,不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大,批次较多的轻工商品,日用品,土特产等。

而合同用的比较正规。机器设备,大棕贸易的进出口。 还有协议书,意向书,订单和委托订单等。

要提的是,客户从国外直接发来的订单或委托订单,我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。


2.接单的程序: 询盘,发盘,还盘,接受等环节。



(1) 询盘:(INQUIRY)又叫询价。


(2)发盘:(OFFER)又叫报价。


是卖方向买方提出各项交易条件,并愿意按照这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。在实际业务中,发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。


(3) 还盘:(COUNTER-OFFER)又叫还价。


(4)拒绝还盘 (Decline counter-offer)


(5)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件,并愿意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。


3.审单:即审核合同



审单内容: 产品名称、规格 质量 数量 单价、总额 价格条款 付款方式 包装要求 交货期 交货方式。

审单方法:

(1)产品名称,规格: 审查时产品代码/型号是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号?有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。

(2)质量:也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。

(3) 数量: 应审查货物的数量是否可以及时备妥,其计量单位,重量以及约数有何规定。约数:如合同数量前加“约”,可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%,有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》,信用证上如规定约字,应允许有不超过10%的增减幅度。

(4)单价,总额的审查:

1、客户下单有的会将单价标出,我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错?

2、通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑,港币,欧元)

(5)价格条款的审查: 

出口货物的单价条款,也称价格术语,常用的有:

FOB (free on board, …named port of shipment)船上交货价(指定装运港的价格条件)

CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保险费+运费(指定目的港)价格。FCA (free carrier) (用于空运)by air


(6)付款方式审查:

1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。2. 支付的货币能否接受?


(7)包装要求的审查:

1. 工厂的产品本身有自已的包装,展示给客户能否接受?

2. 客户提供的包装(彩印,尺寸)我们能否做?

3. 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装,外包装,标签 hangtag, price tag ,说明书, 唛头 shipping mark)


(8)交货期的审查:跟单员应审查交货期是否合理,公司是否能及

时筹备到货物,并装船送达。


(9)交货方式的审查: 运输主要有海运,陆运,空运,邮寄等等。 注:如运费由客户支付,客户决定交货方式。如我们付费,尽量用海运。如报的价是连同海运价,而客户要求空运(赶销售),我们可要求客户承担多出部分的费用。


关于样品: 要获取订单,备好样品是很重要的一步。


 寄目录,样本: 准备样品。

(1) 工厂现有的款式 

(2) 新款 

(3) 客户来样。


要领:无论老品,新品,还是客户来样,样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品,以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中,凭样品成交的比重很大。


作为跟单员,我们要做到:


A: 有完整的产品资料,主动进行宣传。

B: 新品的成本,价格要进行核算。

C: 新品的制作要留有实样。

D: 客户的来样要保存好原样。


形式发票:PROFORMA INVOICE

买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇,在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称,规格,价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用,对双方都无最终约束力。

为了区别于正式发票,它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人,合同号,形式发票号,开出日期)。 产品信息 (品名,数量,价格,交货期)。合同条款(价格条款,付款方法)。此外,提供银行资料以便客户开证或汇款。




二、跟进生产



签订合同后跟单的主要程序:

以货,证,船,款为中心,包括:备货,催证,改证,租船订仓,(报关,报验,装船),制单,结汇等环节。

我们将这些程序概括为:

备货及生产跟单 • 催审单证 • 订仓装船 • 制单结汇

1.生产跟单 

产前批办:准备颜色办,辅料样办,包装样办,产前样办等给客人批,OK后开始生产大货

2. 生产进度跟踪(进度跟踪表,订单号,交货日期,生产进度,问

题解决)

3. 安排QC验货 (中期验货,走货前验货)

4. 准备出货



三、催审单证:



大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障,因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致,银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证,审核和修改的跟踪工作。

催证:货物快完成时,要催证。

审证:审开证人和受益人是否正确,L/C的货物和金额与合同是否相同,装期,特别条款等。

改证:审证后发现问题如包装上,总金额,有效期,拼写错误等,必须要求对方修改,一份L/C,可能有几处问题,我们要一一指出,一次性修改。




四、出货跟踪



订仓装船:货物备妥,L/C没问题后,我们就要进入到出货装柜,租船订仓和装船的阶段。

按CIF成交的,我们负责租船订仓和装船的手续。

首先: 出货装柜:跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择,制作装箱单,跟踪装柜等。A. 货柜选择:根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有:20’ (29 – 30立方/17.5吨) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5吨), 40’H (68 –71立方/27.5吨)


B.制作装箱单:装箱单应包括出货的品名规格,数量,箱数,毛净重,包装尺码,总体积,箱号,唛头等。

C.跟踪装柜:出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后,跟单员要监装,指导货物的摆放。如一个柜内有几种货,每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

按FOB成交的,只要将货物送到指定装货港即可




五、制单结汇:



是出口货物跟单的最后一个环节。


A.制单:货物装船后,跟单员要及时按L/C,合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有:汇票,发票,海关发票,提单,装箱单,产地证,商检证,保险单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据,并及时送交了银行,我们就可及时收到货款了。单据要求:正确,完整,及时,简明,整洁。

生产企业跟单(工厂跟单)


生产过程跟单的流程:



1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后,应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称,规格型号,数量,包装要求,交货期等。

2、分析生产能力。 生产通知单下达后,要分析企业的生产能力。能否按期,按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?

3、制定生产计划。

4、跟踪生产进度

跟踪生产进度的表单:生产日报表,生产进度控制表,生产异常处理表,生产线进度跟踪表。

5.交期延误:如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。如不同意,一是协商,我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。


6. 有关订单的更改问题:客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量上的(或增加,或减少),有包装上的,有交期的变更(或提前,或推迟)。接到客户要求变更,首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如还没按排,问题不大。如已按排了部份,要进行协商。比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,如果是通用的,问题不大。但如是专用的,客户要承担部份费用。对交期:如要提前,我们要根据实际情况说。如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要承担。


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