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陆慧菁:不要让时间都“花”在紧急的事情上 | 回顾2020 展望2021

广医二院 陆慧菁 HIT专家网官微 2022-11-03

编者按

2020年是个不平凡的年份。无数卫生信息人为抗击疫情提供了强有力的支撑,疫情加速互联网诊疗、互联网医院落地,国家相关政策标准频繁推出,从管理到业务部门的各种需求呼啸而至,医院信息化建设任务空前繁重,新一代医院信息系统产品纷纷亮相。

2021年是“十四五”时期的开局之年。全球疫情短期依然难以平静,太多的不确定性摆在面前。走过跌宕起伏的2020年,展望波澜壮阔的2021年。HIT专家网诚邀医疗信息化同仁分享真知灼见,透过现象看本质,总结问题、经验与规律,对未来医疗信息化的可能走向做出评估、判断和预测。

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广州医科大学附属第二医院  陆慧菁

记得曾经听过一位管理学教授说过一段话:“工作分为四类:紧急且重要的事情、紧急但不重要的事情、不紧急但重要的事情、不紧急也不重要的事情。很多人把时间都放在了紧急的事情上,却没有时间去完成重要的事情。”
回想当年,我觉得自己的确基本处于救火状态,被牵着鼻子往前走,年复一年地做着应急的事情。要提升医院信息科的作用和地位,必须完成重要的工作,时间上的妥善分配非常重要。
2020年,对于我们来说,紧急且重要的事情非新冠疫情防控莫属,数据上报、流行病学史问卷电子化等都是优先级别最高的工作;不紧急但重要的事情,包括三级公立医院绩效考核系统建立、安全等保2.0建设、一站式后勤保障等服务支持平台建设等,这些工作对于提高医疗服务水平、提升服务效能有着重要意义。
又到岁末,我们的2021年计划和“十四五”规划在2020年11月底已经全部完成。在此我想谈一下医院信息科工作的时间划分与时间管理问题。

时间管理的四象限法则

根据时间管理的四象限法则,可以对医院信息科的日常工作进行如下划分。需要说明的是,文中提及的“紧急”与“不紧急”,是依据工作完成的时限要求划分的;“重要”与“不重要”则是相对而言、因地制宜的,可能某些工作对这家医院来说很重要,对另一家医院而言则不属于重点工作的范畴了。
1.紧急且重要的工作:说来就来,限时完成。时间占比10%-20%。
主要针对一些突发事件,如新冠疫情的数据上报,需要配合进行系统改造;国家政策文件要求的系统改造(如:医保系统切换)等。必须预留资源,保障此类工作准时完成。此类工作常态化后即可转入常规性工作,不再占用紧急资源。
2.不紧急但重要的工作:计划内的大项目。时间占比40%-50%。
主要指每年的新项目建设工作,需根据医院信息化五年规划设置当年计划,以符合医院战略发展需要,提升医院管理和服务能力。其中包括信息化基础建设(如:集成平台建设、数据中心建设、安全建设等)和上层应用功能性建设(如:数据智能化应用、新技术应用等)。
3.紧急但不重要(或:非重点)的工作:常规性救火工作。时间占比10%-20%,且应逐年下降,理想状态为10%。
主要包括一般性服务类项目,如:电脑打印机维修,此类服务对于使用部门(人员)的体验感影响大,不能忽视,但逐步做好日常保养、规划好更换时限、合理使用外包服务等,可逐步减少此类工作的时间占比,使其逐渐成为不紧急的工作。
系统错误会造成严重影响,需要及时更正,挽回声誉。一些修改错误会引发死锁、数据库崩溃等问题,应尽量做好巡检及测试,逐步减少该类事情的发生。
4.不紧急也不重要(或:非重点)的事情:常规性工作。时间占比10%-20%,且应逐年上升,理想状态为20%。
以大型医院为例,这类工作通常包括日常巡检、系统维护、功能优化、为用户提供个性化服务、培训等。

紧急的工作增多或减少时,如何调整?

通常很多人碰到紧急工作时,都会首先考虑占用计划工作的时间,先处理紧急事情。关键是过后是否有调整计划,以对重要工作进行时间弥补。
常规性工作的时间必须保质保量。只有这块做好了,紧急但不重要的工作才能逐步减少,形成良性循环。进入新项目或新岗位最开始的一段时间,可能总体的工作时间会超过100%,导致需要加班完成。但加班不应是常态,只是调整计划的手段之一。坚持调整步伐,合理分配时间,不要让紧急的工作占满了我们的时间,不要让计划变成一句空话。
对工作计划进行前瞻考虑、合理安排,可有效避免一些非必要紧急事件的产生。例如:重大项目都需要经过可行性论证、预算确定、参数论证、上会、招标、安排对接、实施上线等多个环节,经常历时半年甚至一年;政策发布集中在每年下半年,特别是最后一个季度,政策性的改动也经常发生在年底。另一方面,HIT厂商的人手一般是上半年相对充足。因此,及早向HIT厂商“预订”好的实施团队,是确保项目成功的关键因素之一。错峰实施大项目,也能保证院内人力调配的井然有序,从而尽量避免一些因人手不足而导致的紧急情况发生。
那么,当紧急的工作逐步减少后,多出来的时间做什么?
我们事先为紧急但不重要的工作预留了20%的时间占比,其中机动的时间可以调整为常规性工作,更希望用于科室人员培训,提升信息科人员能力,例如对新技术的了解和应用场景的剖析等。因为HIT厂商虽然有技术,但对医院流程缺乏深入理解。作为信息科人员,在了解业务痛点的同时,知道可以用什么技术解决,协助厂家真正解决业务难点,这才是提升信息科地位的关键。
比如RPA(Robotic Process Automation,流程自动化)机器人的应用,目前主要用于财务报账和人事申报等场景。但当我们深入了解RPA机器人的工作原理后,就可以把这项技术应用于医疗管理场景,比如核酸检测数据申报、外网供应商数据邮件自动填报、医保数据事后监管等。RPA机器人可以将人工完成的工作步骤进行记录并重复运行,但我们不应止步于此:利用RPA机器人完成人工作业,解放部分劳动力,只是第一步;将成熟的规则整理后再放入CDSS规则库中,形成事前预警,才是最终目的。这些业务场景,需要信息科人员在熟悉业务同时也了解技术的情况下,提出合理需求后才能实现。
展望2021年,希望医院信息科能更好地进行时间管理,不要让时间都“花”在紧急的事情上,而能有更多的精力用于更有价值的工作内容上:配合医院战略发展需要,落实国家对公立医院改革信息化建设的各项要求,以全国信息化建设标准为依据,在安全情况下继续推进“院内协同、院外互联互通”,进一步实现跨院区医疗信息共享利用;以“患者和员工双中心”进一步优化院内流程,加强医疗服务流程环节监管,促进医院整体管理水平的提升,提高医疗服务质量,保障患者安全,开展各项便民利民服务;以公立医院改革为契机,以精细化管理为抓手,加强医院运营管理,为领导提供决策支持,落实公立医院的公益性。
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