以案说法 | 从一起百万劳动争议案谈加班工资的那些事儿
引言
案情简介
案涉争议问题
1.主张加班工资是否受时效限制？
2.加班工资的举证责任如何分配？
3.未经劳动行政部门批准，公司能否对员工实行不定时工作制？
4.公司规定实行加班审批制，员工未取得加班审批文件，公司是否无需支付加班工资？
5.经过公证的电子邮件，是否一定会被法院采信？
结语
引 言
加班工资是劳动争议案件中最为常见的争议事项之一。由于在职期间存在顾虑，员工大多会选择在离职之后提起仲裁主张在职期间的加班工资，一些工作年限比较长的员工，主张的加班工资有时会长达几年甚至十几年。尽管法律对追索劳动报酬的时效有特别规定，允许员工在离职后一年内主张，但各地法院对于时效的理解和适用存在差异，员工主张加班工资的年限还会影响举证责任的分配。本文通过一起因裁员引发的劳动争议案，谈一谈加班工资纠纷中可能会遇到的时效、举证等问题。
李某为某公司员工，岗位为施工经理，工作职责为工程项目的施工管理。公司在某市承包了一项工程，指派李某负责该工程的施工管理。工程竣工后，李某返回公司所在地上班，两年多后，公司因经营需要裁减冗员，李某也在裁员的范围。公司与李某协商向其支付经济补偿金等约30万元，双方解除劳动合同，李某同意经济补偿金的数额，但提出公司还需向其支付在项目期间的加班工资和应休未休年休假工资，公司不同意李某提出的要求，双方未能签订解除劳动合同协议书，李某之后未再上班。
此后，双方又进行了多次沟通，均未达成一致，李某遂提起仲裁及诉讼，要求公司支付经济补偿金、加班工资、应休未休年休假工资等共计125万余元，其中加班工资约80万元，笔者代理公司应诉。
Q1：主张加班工资是否受时效限制？
李某在案件中主张的加班工资是在项目期间产生，李某向公司提出主张时距项目结束已经超过两年，其主张是否超过时效是最先需要考虑的问题。就加班工资的时效问题，各地有不同的规定和裁判口径，以位于长江三角洲的上海、浙江、江苏三地为例，相关规定和裁判口径分别如下：
1、上海市
《劳动争议调解仲裁法》规定，劳动争议申请仲裁的时效期间为一年，自当事人知道或者应当知道其权利被侵害之日起计算，但劳动关系存续期间因拖欠劳动报酬发生争议的，不受一年时效期间的限制；但是，劳动关系终止的，应当自劳动关系终止之日起一年内提出。
上海法院对加班工资的时效没有特殊规定，适用《劳动争议调解仲裁法》关于劳动报酬仲裁时效的规定，员工在劳动关系存续期间或终止后一年内提出加班工资主张的，都不超过时效。
2、浙江省
浙江高院在2009年制定的《关于审理劳动争议案件若干问题的意见(试行)》中规定，加班工资的时效期间为两年。在2014年《民事审判法律适用疑难问题解答》中，浙江高院进一步明确，劳动关系存续期间，加班工资的时效期间为两年；劳动关系解除或终止的情况下，劳动者应当在一年内申请仲裁，可以主张劳动关系解除或终止之日前两年的加班工资。
按照浙江法院的规定和审判实践，加班工资的最长保护期间为两年。
3、江苏省
江苏法院将劳动报酬争议分为拖欠和克扣两种类型，适用不同的时效，拖欠劳动报酬的，在劳动关系存续期间或终止后一年内主张都不超过时效，克扣劳动报酬的，无论劳动关系是否存续，时效均为一年。但对于如何区分拖欠劳动报酬和克扣劳动报酬，实践中存在分歧。
江苏高院和江苏省劳动争议仲裁委员会在2008年印发的《关于适用<中华人民共和国劳动争议调解仲裁法>若干问题的意见》的通知中规定，拖欠劳动报酬争议的仲裁时效，适用《调解仲裁法》第二十七条第四款的规定。但克扣工资争议的仲裁时效为自用人单位书面明示拒绝支付劳动者工资之日起计算一年。《江苏省工资支付条例》第六十三条规定，拖欠工资是指用人单位延期未支付或者未足额支付劳动者工资的行为，克扣工资是指用人单位违反本条例规定扣减劳动者工资的行为。江苏高院法官在案件裁判中对如何区分拖欠劳动报酬和克扣劳动报酬做了进一步的说明：拖欠劳动报酬是指用人单位无正当理由超过规定、约定的支付工资时间而未付劳动报酬，用人单位与劳动者对应发放数额无异议，只对支付时间有争议。而克扣工资是指用人单位无正当理由扣减劳动者应得工资，少发、明确拒绝发放剩余部分工资，双方对发放数有争议。
上述规定和裁判观点未能使拖欠劳动报酬和克扣劳动报酬的认定标准实现统一，实践中仍存在两种不同的认定标准，一种是以双方对工资数额是否有争议进行区分，数额无争议的为拖欠，数额有争议的为克扣。另一种是以用人单位是否书面明示拒绝支付来区分，只有用人单位书面明示拒绝支付工资的，才属于克扣，而且拒绝支付不能默示推定，例如公司向员工提供的工资单中不包含员工所主张的加班工资，不能视为用人单位已经书面明示拒绝支付加班工资。
由于不同地区时效的规定和裁判口径不同，同一个案件在不同地区法院的裁判结果也会不同。以本案为例，因案件是由上海法院审理，李某主张两年以前的加班工资未超过时效。但假如案件由浙江法院审理，李某主张的加班工资就已经超过时效。而如果由江苏法院审理，李某主张的加班工资是否超过时效，还有赖于法院对争议性质的认定，如果认定为拖欠加班工资争议，则未超过时效，如果认定为克扣加班工资争议，则超过时效。
Q2：加班工资的举证责任如何分配？
在劳动争议案件中，由于很多证据是由用人单位持有和掌握，要求员工提供证明其主张的所有证据，既不现实也不公平，因此，法律规定用人单位有责任提供由其掌握管理的与争议事项有关的证据，用人单位不提供的，要承担不利后果。在加班工资纠纷中，员工常常只能提供部分考勤记录的复制件、照片，以及收到工资的时间、数额等证据，无法提供证明加班事实及未支付加班工资的全部证据，此时，仲裁机构和法院一般会要求用人单位提供完整的考勤记录、工资清单、工资支付凭证等证据，以查明是否存在应付未付加班工资的情况。
但用人单位提供证据的责任也是有时间限制的。《工资支付暂行规定》第六条规定，用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。按照该条规定，用人单位对于两年以前的工资支付记录等没有法定的保存义务，虽然该条未规定考勤记录的保存期限，但法院一般也认为以两年为限。如果用人单位没有保存两年以前的证据材料，自然也就没有提供的义务。
因此，在未超过时效的前提下，员工如果主张两年以内的加班工资，举证责任由法官根据证据是否属于用人单位掌握管理进行分配，员工如果主张两年以前的加班工资，就需要自行承担全部举证责任。本案中，李某主张的是两年以前的加班工资，举证责任需要由李某承担，公司没有提供证据的责任。
Q3：未经劳动行政部门批准，公司能否对员工实行不定时工作制？
本案中，李某的岗位为施工经理，主要从事工程项目的管理工作，在项目期间的工作时间主要由其根据工作任务自主安排，公司以管理的成效对其进行考核，相当于实行不定时工作制，但公司没有获得劳动行政部门批准。那么，公司能否以李某在项目期间实行不定时工作制作为无需支付加班工资的理由？
司法实践中，法院认定不定时工作制主要是以劳动行政部门的审批为依据，未经劳动行政部门批准，用人单位一般不能以实行不定时工作制作为无需支付加班工资的理由，即使用人单位与员工书面约定实行不定时工作制，法院一般也不认可。但也有例外情形，比如，北京、江苏就规定，用人单位对高级管理人员实行不定时工作制可以不经过审批。但李某既不属于《公司法》规定的高级管理人员，也未获得劳动行政部门的批准，公司不能以实行不定时工作制作为无需支付加班工资的理由。
而且，即使公司经劳动行政部门批准实行不定时工作制，公司也并非一定不用支付加班工资。北京、江苏、浙江等地规定，实行不定时工作制的不适用加班工资规定，即无需支付加班工资，但上海、深圳等地规定，安排不定时工作制员工在法定节假日工作的，仍需支付加班工资。
Q4：公司规定实行加班审批制，员工未取得加班审批文件，公司是否无需支付加班工资？
本案中，公司规章制度规定实行加班审批制度，李某主张加班工资，但未能提供加班审批文件。那么，实践中，员工如果不能提供加班审批文件，加班工资是否都不能获得支持？
答案是否定的，根据《劳动法》规定，用人单位安排劳动者加班的，需要支付加班工资。员工即使不能提供加班审批文件，但如果能够提供证据证明加班是由公司安排，仍然可以主张加班工资。例如，员工如果提供了公司安排在法定节假日上班的公告、邮件、微信聊天记录等证据，就可以证明公司安排法定节假日加班，公司仍需支付加班工资。
当然，实行加班审批制度对于防止员工非经公司安排或同意加班后主张加班工资，或者非工作时间在公司从事工作以外的活动后主张加班工资，避免不必要的加班工资支出，仍是比较有效的方法。对于员工而言，如果公司规章制度规定了加班需经审批，员工就需要积极完成审批手续，保存审批文件，以免在发生争议时不能提供证据。
Q5：经过公证的电子邮件，是否一定会被法院采信？
李某在本案中提供了一份公证书作为证据。公证书是对李某所使用的企业邮箱中有关加班的电子邮件进行的公证，用来证明邮件的真实性。但这份公证书描述的公证过程却存在明显问题，比如，公证时所使用的电脑不是公证机构的电脑，而是李某自带的电脑，并且未进行清洁性检查；公证时电脑未接入互联网；公证的电子邮件不是从浏览器打开，而是从李某电脑上安装的邮箱客户端打开，等等。从整个公证过程来看，公证书公证的内容只是存储在李某电脑中的本地文件，不是从互联网打开的邮箱服务器上存储的邮件收发记录。这份公证书显然达不到证明电子邮件真实性的目的。
劳动争议案件中，员工经常需要将公司OA系统信息、电子邮件等作为证据使用，为了避免公司关闭账户导致员工无法登录OA系统、电子邮箱，员工需要及时对证据进行公证。在公证时，除了配合公证员之外，还需要监督公证过程，确保公证过程符合要求和规范，否则，证据即使经过公证，也可能因为采用了错误的公证方法或者公证过程存在瑕疵而不被法院采信。
该案经过法院审理，最终判决公司向李某支付25万余元协商解除劳动合同的经济补偿金，而李某提出的加班工资、应休未休年休假工资等主张未得到支持。反观其他加班工资得到法院支持的案件，劳动者及时主张权利、搜集保存证据、充分利用证据规则等，对案件结果尤为重要。而作为用人单位，遵守劳动法关于工作时间的规定，对特殊岗位依法申请实行不定时、综合计算工时制度，保障劳动者休息休假的权利，足额支付加班工资，也是企业劳动用工风险防范和合规建设的必然要求。
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