SSC Talent | 财务共享服务中心的九维运营体系
阅读本文你将了解
1.财务共享服务中心的管理体系；
2.财务共享服务中心的目标管理；
3.财务共享服务中心的制度管理。
运营管理，是对提供的产品或服务进行设计、运行、评价和改进的活动，通过对价值链上的各项活动进行分析和设计，提高组织运作效益，协调组织活动并不断优化。运营管理常见的活动包括：制定科学规范的运作体系，养成组织良好的作业习惯；确保工作按制度执行，不断检查执行效果；随着组织的发展不断优化、创新工作流程。
今天我们讨论财务共享服务中心的运营管理，并先和大家着重分享关于目标管理和制度管理的相关知识。
由于财务共享服务中心对于财务组织、甚至对于企业来说，都是新型的组织机构，使用传统的管理模式往往并不能起到良好的管理效果，反而会影响组织的运作和人员的积极性。如何规划财务共享服务中心运营管理体系，建立评价标准，成为很多企业在建立财务共享服务中心之后，考虑的首要问题。
财务共享服务运营管理体系的建立过程也是共享中心丰富自身管理工具和管理手段的过程。建立运营管理体系，能够使其管理手段实现多元化，使得共享中心的管理更加的有序规范，从而带来管理效率和管理效果的提升。
财务共享服务的运营管理体系包括九个方面（见下图）：
财务共享服务中心运营管理体系
目标管理决定着共享中心的管理导向，是开展其他管理活动的基础。流程制度管理、标准化管理及内控质量管理用以规范共享中心的流程和工序，控制输出质量。随着管理成熟度的提高，绩效管理、人员管理、服务管理和知识管理也越来越受到重视，以调动共享中心人员的积极性，保持健康的活力，引导并形成共享中心独有的组织文化。
美国管理大师彼得德鲁克（Peter Drucker）在其著作《管理实践》中最先提出了“目标管理”的概念。德鲁克认为，并不是有了工作才有目标，而是相反，有了目标才能确定每个人的工作，所以“企业的使命和任务，必须转化为目标”，如果一个领域没有目标，这个领域的工作必然被忽视。因此管理者应该通过目标对下级进行管理，当组织最高层管理者确定了组织目标后，必须对其进行有效分解，转变成各个部门以及各个人的分目标，管理者依据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。
确定财务共享服务中心的目标，是衡量共享中心组织活动成效的标准，也是绩效管理的前提。明确的目标好比路标，指明了财务共享服务中心努力的方向，应在哪些领域取得成就的标准。所以，财务共享服务中心必须有一个明确的、贯穿各项活动的统一目标，该统一目标是一个目标体系，不同的子目标相互联系、相互制约。在财务共享服务中心的不同阶段，目标会有不同的偏重。
作为独立运营单元，财务共享服务中心模拟市场化方式为不同成员单位提供服务。其建立的目标包括：提高业务处理效率，降低运营成本，提升会计信息质量及满足客户需求（见下图）。
财务共享服务中心的组织目标
制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。一个组织的正常运营实际就是对外遵守外部行为准则，对内不断建立、修订各种制度的过程。一旦制度缺失、或者不完善，组织的运营就会出现问题。
制度管理包含了对财务共享服务中心制度的规划、梳理、编写、持续优化等内容。
规划是对制度框架的设计，通过框架设计可以明确财务共享服务中心的制度体系。
财务共享服务中心的制度体系分为外部制度和内部制度，外部制度的使用者是服务对象，比如员工报销手册；内部制度的使用者是财务共享服务中心，比如会计核算手册，绩效考核办法等。财务共享服务中心的内部制度又可以从横向和纵向两个视角解析。横向分为两个维度：业务制度和运营管理制度；业务制度和运营管理制度纵向又可分为两个层次：制度规范与操作细则。
梳理是依据规划对现有制度的查漏补缺，并对待修订、待新增的制度拟定编写计划。
编写是按照规范统一的模板对待修订、待新增的制度进行拟定。
持续优化重在保障制度的持续更新，根据国家会计准则、财税制度的变化，以及服务对象业务的变化，对财务共享服务中心的制度进行持续优化。
财务共享服务中心的制度编写，一般包含四个步骤：
明确制度管理目标：制度管理目标是制度制定的动因，是制度存在的意义。制度制定的动因源于对业务的熟悉和深入思考；
分析现状及形成原因：在明确了管理目标后，需要对现有问题及其成因进行详细分析，现状及成因分析往往由业务专家和业务处理人共同组成的团队来进行。分析过程中能否把握问题的关键，将影响到制定出的制度是否切实可行，是否可以解决实际问题。找出问题形成原因后，再针对这些问题提出解决方法；
明确职责及其权利义务：是为了保障制度执行的效果，避免制度成为一纸空文；
梳理与其他制度的关系与层次：通过梳理可以避免出现一个业务有多个制度规范，制度之间要求矛盾，导致执行标准多样，同时还可确认是否有管理的盲点。
财务共享服务中心整体制度框架主要分为内部制度和外部制度，其中内部制度分为三个维度：业务维度、业务操作维度和运营管理维度。财务业务制度与国家会计制度和公司财务政策结合紧密，业务操作规范属于更细化的操作指导，运营管理制度根据财务共享服务中心的战略目标，对共享中心的规范管理、战略目标达成提供依据。外部制度，主要是财务共享服务中心面向服务对象发布的制度规范,比如服务标准承诺，员工报销手册，报账业务规范等内容（见下图）。
财务共享服务中心制度分类
财务共享服务中心管理制度的重要作用在于指导财务共享服务中心财务业务制度的优化、更新，保障业务的稳定运营，同时监控财务共享服务中心的各项指标，及时发现运营过程中的风险，确保财务共享服务中心战略目标的实现。
财务共享服务中心管理制度主要基于运营管理维度总体制度部分，是对运营管理制度的再次分类、梳理。财务共享服务中心建立后，为建立标准化运作能力，需借助管理制度加强内部管理，在目标管理的统筹管理下，财务共享服务中心的内部管理制度分为组织管理类、绩效管理类、质量管理类、知识管理类、服务管理类和标准化管理类，统属运营支撑范畴，其中组织管理类属于整体架构支撑，标准化管理作为基础，贯穿于运营管理各方面。
通过财务共享服务管理成熟度评价办法对上述制度管理结果进行综合评价。
管理制度框架中提及的管理办法可以包括以下七个制度，它们涵盖了时效、质量、培训、服务、标准化及组织六个方面，其定义及主要包括的内容如下：组织管理办法、时效管理办法、培训管理办法、服务管理办法、质量管理办法、标准化管理办法、现场管理办法。
财务共享服务中心管理制度示例
引入共享服务意味着会带来复杂的变革，一个最常见的错误就是，一旦实施阶段结束，就疏于管理，注意力转移。财务共享服务中心的运营管理，对管理者来说是个挑战，其中所需的跨职能型的领导力要具备更多的、非传统的管理能力。管理者必须在流程设计、绩效、质量、服务等各个方面建立管理体系，确定财务共享服务中心的目标，有效进行目标管理，并制定相应的行动准则，确保制度管理的贯彻执行。
版权声明：本文系《财务共享服务》节选内容，转载请原文引用，并注明出自微信号「中兴财务共享」，版权所有，侵权必究。
财务转型的必经之路
跨国公司的最佳实践
联络方式：如您有参观采访、信息核实及商务合作，请联系我们 ssc@zte.com.cn
阅读更多