“异步”会议是什么？

在线会议不仅改变了会议的形式，也创造了新的形式，这种新的形式就是“异步”会议，异步会议是区别于非实时同步参会的一种会议形式。

异步会议的异步英文名字是ASYNCHRONOUS。

所谓的异步，是指在在线活动之中由于参会者并不是实时在线的，因此线上的讨论不会一直是实时进行的。

随着新常态的出现，世界各地的会议策划者对这种新的会议形态逐步达成了共识，异步会议正成为会议行业新的关注点。特别是过去一年线上会议和混合会议的激增导致了这种形式的出现，有些人，比如说Prezi（一种对话式PPT和视频制作工具）的CEO Peter甚至认为异步视频会议是未来的工作方式。

如果是这样的话，会展行业的人员需要了解异步会议是什么，怎么运作，以及它是如何影响与会者体验的。

什么是异步会议？

先说说异步通讯，异步通讯是指非实时（在一个时间上）发生和进行的信息交换——发送消息的时间与接收消息的人以及双方之间的对话存在延迟。最常见的例子是电子邮件链，项目管理协同平台上的备注，或者留言板上的留言——参与者在没有进行实时交互的情况下进行交流。

异步会议也遵循这种原理：参与者没在特定的时空内同时进行现场对话或演示，而是通过回看、回顾会议材料，观看预先录制的内容，并在自己能支配的时间内提出问题。

会展行业如何使用异步会议

自在线活动常态化以来，需要开启异步模式，将面对面的会议转变为具有按需内容（On demand）的虚拟会议，并为分散的受众提供了更多的灵活性。按需内容这种模式在学术社团领域使用的最多。

美国儿科学会举办了2020年的按需会议，他们创办了在线的医学教育视频数字图书馆，这是一大特色。注册者可以24/7在线访问这些内容，他们可以在自己可支配的时间内查看这些内容。

去年，在疫情大流行初期，西方社会科学协会举办了虚拟会议，确切来说是举办异步虚拟会议，与会者可以在自主的时间内进行登录访问。

一年后，远程教育和独立学习协会举行了第一次春季异步会议，其中包括由行业专业人士提交的预先录制的视频。在为期五天的会议上，每天都会在协会的LinkedIn页面上发布演讲和讨论机会。

异步会议的影响——异步形式提供了新的机会：

灵活性。组织者不必担心必须找到适用于所有与会者的时间，特别是考虑到参会者分布在多个时区，就特别具有挑战性。

更容易参与。如果现场没有引导人、介绍人作为润滑剂，那些在一大群人面前会很拘谨的人会放弃社交机会，这部分人可以更容易选择以异步的方式参与对话。

更深入的对话。与会者有更多的时间来消化提交给他们的信息并构思其想法。

自主。与会者可以根据自己的时间，以自己的节奏参与会议。

但异步也带来了自身的挑战：

效率下降。以前在现场会议上需要几分钟的谈话就可以搞定的事情在异步会议上可能会拖很久。特别是需要创造性的合作--就像是头脑风暴类的会议—不要考虑异步会议，因为这些会议通常依赖于快速的交流和做出结论，因为这是强社交类的会议。

缺乏联系。本来所有的虚拟形式就缺乏面对面的连接，但异步形式可能会加剧这种撕裂的连接，因为参会人都是各行其道的，连不起来、连结很不及时、很微弱。

失去自发性。伟大的想法有时产生于即兴的谈话，在现场谈话的环境中自然发展。异步会议的议程和与他人分享的机会很有限，缺少碰撞，难以创造强烈的火花。

那么，如何才能最大限度地利用异步会议，同时减少其缺点呢？这种形式在某些情况下效果最好。不管怎么样，组织者都可以采取一些步骤来更好的做好异步会议。

筹备异步会议

考虑到异步通信的间断性，会议组织者需要确保与会者处在同一“页面”上。这需要进行大量的准备工作：组织者应该提供一个详细的会议议程、阐明与会者的期望值、谈话要点、谈话的起点。

为确保及时参与，组织者应设定一个截止日期，规定与会者必须提前审查会议材料，并向入门者提供在线的笔记或答案。项目管理软件，如Basecamp或Trello，可以有一个资料中心保存会议材料、说明和评论来简化异步会议的环节。

译者注：异步会议比较适合信息传递、教育培训类的会议形式，这种会议在协会社团比较多！随着会议的零售化——on demand按需索取，支付一笔很小的费用看自己需要的内容！