WeChat ID meetingnet Intro 聚焦会议行业的新老话题、深度分析、理论与实践、交流与探讨。 邀请演讲人其实也是一个“勾心斗角”的过程，事无巨细，风险多多，千万别掉到坑里去…… 请到一个牛掰的演讲嘉宾对于一场会议的成功召开至关重要，对上能够让领导面子十足，对下能够满足参会代表或者媒体的胃口，要是演讲嘉宾能在会议期间如约参加各类活动并完成各项指定动作，那真是皆大欢喜。无论是社团会议、企业会议还是论坛、沙龙等都落不了这个俗套。 在其他人看来貌似请一个大佬过来讲两句是一本万利的活，请演讲嘉宾也是领导一个电话的事；但是只有被折磨过的人才真正体会到一场演讲从策划到执行，主办方处处需要和演讲人或者经纪公司斗智斗勇，稍一疏忽就会掉进坑里。小段不才，把之前遇到或者听到的坑和大家分享一下。 演讲嘉宾和演讲内容的爱与恨 为了回答这个问题，首先我们要回到办会的目的上，what’s your goal and objective？演讲嘉宾是服务领导还是服务参会代表，这个问题目前很多主办方都没有想明白，鱼与熊掌很多时候真的不能兼得；切不要为了请人而情人，以为只要请到领导或大咖就万事大吉了。 人要衣装马要鞍，演讲嘉宾的身份是否能震得住场面，现场演讲经验是否丰富，演讲风格是否全程无尿点，演讲过程中是否会出现TA穿插的广告、现场拉群发微信红包等有损大会质量的行为？这些问题都是提前需要仔细考虑的。 同等重要的一点是演讲内容是否能让听众买单：即是否为当下热门话题，所用案例是否为最新研究成果，能否切实击中听众的“贪婪和恐惧”？ 演讲费的事 每当提到钱的时候，总能让人虎躯一震，这也是最难开口，博弈最激烈的地方。店大欺客，客大欺店，谁松口谁都觉得不爽。 演讲费永远是商业会议中不小的开支，主办方的预算和演讲嘉宾的身价差距是多少，是否可以追加预算，若是不能追加预算如何从其它地方开源节流，当前经济环境下土豪企业毕竟还是太少。若是演讲人违约的话怎么办？是索取赔偿还是无奈换人？免费请来的演讲人如何约束？第一年免费，来年还会买账吗？出来混，总是要还的。 支付方式同样问题很多。cutoff date是什么时候？以及相对应的比例的多少，现金还是汇款，政府领导不愿意在签收单上签字怎么办？如何符合审计合规要求？演讲嘉宾的个人所得税谁来付，如何付（国际讲者还涉及到中国和所在国双重交税以及换汇问题）？ 接待类费用同样差异很大。主办方承担几张机票，是否限定航空公司，限定舱位，是由主办方出票还是由演讲嘉宾自行预订然后现场报销，主办方是否承担演讲嘉宾在出发城市、会议城市以及返回城市的交通，餐饮，住宿费用？大佬嘉宾机票预订好了以后一直要退改签怎么办，现场报销流程是什么，直接汇款还是报销现金？他要带随行人员怎么处理？ 国际演讲嘉宾还会遇到境外汇款手续费和美金外汇管制问题。如果是政府背景的会议，搞不好各级外事部门直接枪毙你的邀请方案，而你已经承诺了对方，你怎么办？ Keep in touch！ 这个版块通常是事无巨细，相当繁琐。强烈建议借助check list帮忙管理，否则必然顾此失彼（Checklist可以私信问小段！）。 场地类问题包括现场音响、话筒是否满意，灯光及温度是否舒适，舞台高度及幕布高度是否合适？ 国际演讲嘉宾特别关注听众的身份，规模，教育背景等问题，您是否提前准备好背景材料? PPT画面要4:3还是16:9，是否不管微软还是苹果系统都可以播放，演讲嘉宾是否可以提前给到PPT？还是一定要现场提供并且只能用自己的电脑？现场能紧急应付的来吗？ 演讲嘉宾肖像权及演讲题目是否可以用于大会宣传？现场是否允许摄影摄像或者其它形式的记录？演讲人的PPT是否能够提供对外交流和下载？搞不好人家会恼羞成怒的。 演讲人提前一天到了，晚上吃饭报不报销？还是专门有宴请？ 演讲嘉宾什么时候需要到休息室候场，到了会议室由谁来接待，由谁催场？ 会后演讲嘉宾需要出席哪些活动，每场活动是否有出席时间限制？是否制作了特别邀请卡以示尊重？ 会后一周内，演讲人能够收到感谢信吗？做得到位的还要配上几张高逼格的大会演讲照片。如果要送礼，最好是演讲结束后现场就送，不要等到事后送。 主持人只是个报幕的？ 相比于其他主持人，很多人认为会议主持人（Moderator或facilitator）发言机会少，作用和报幕的差别不大，因此只要专业技能过硬就行就行。但是在实际情况中，演讲嘉宾会超时，演讲内容会偏离主题，观众提问过于挑刺，互动冷场。这个时候就需要主持人熟悉日程，熟悉每个人的演讲内容，熟悉每个人的演讲风格，现场察言观色，调节气氛，甚至在提问环节自己也要提前准备一些专业问题以防万一。主持人绝对非“万金油”不可承担此重任。 特别重要的一点，对于同一场的panelists而言，提前沟通交流事关讨论质量，主持人和panelists提前有过当面交流过吗？彼此熟悉吗？彼此有敌意的竞争对手同台，主持人有能力handle吗？主持人逗逼吗，专业吗，能胜任这一场主持吗？千万不要忽视了一个好的主持人的地位。 如果你是一个meeting planner，请问您都提前和演讲人、主持人当面交流沟通过了吗？许多演讲人的邀请需要提前一年锁定档期，因此宜早不宜迟，晚来的鸟儿没虫吃。 主办方在实际情况中将要遇到的坑远比上述的还要多还要深。但是无论博弈中如何激流暗涌，只要最后领导、听众和演讲嘉宾都满意，那么这场演讲基本上就成功了。为了同一个目标的不同解释，遇到争议大家应该有商有量，多沟通，相互谅解才能海阔天空，遇到钱和待遇的事情千万不要含糊不清。 最后演讲人也需要服务，演讲人服务和管理是一个meeting planner面前不得不越过的一道坎。演讲人也需要得到大会足够的尊重，这次TA满意了，以后都好说。 啰嗦一句，免费没有好货！除非是公益慈善活动。 作者简介： 段琪涵：一个在PCO路上默默耕耘的小屌丝。欢迎勾搭，个人微信号：dqh_forrest 1元起步，6元封顶 Reward people gave a reward Scan QR Code via WeChat to follow Official Account