天天在地铁里看邮件还是挺麻烦的

在过去二、三十年中，英语在全球的工作场合交流中俨然已确立了自己的通用语地位。在中国，平均英文水平也在逐年提高，以至很多中学生的英文口语比一些老师还要好。然而，依然有一方面对于刚毕业的大学生或以英语为工作语言的人尤为重要。

也就是商务写作。

在我的日常工作中，无论跟客户、同事、临时工还是其他人交流，英文和中文我都会用到。但你跟好友说话、给一位客户发信息以及给老板写邮件时，语言都是非常不同的。

如果你按照以下的职业英文邮件规则写作，那么以后每次就会给对方留下比较好的印象。而若一封邮件没有按照以下的规则写作，那么一般我会尽量接受，可是这样的邮件确实会给人不太好的印象。如果你是在国外正常的英文工作环境中不小心犯了这些错误，则很有可能被立即解雇。

想象一下你在给以下这些人写邮件：

• 身在国外办公的同事

• 工作语言为英文的公司人资经理

• 只说英文的老板

• 你最近刚认识并想进一步发展的潜在客户

你知道如何根据对象改变你的邮件写作风格吗？

在以上所有情况中，写出一封专业的邮件极其重要。这封邮件不仅代表你自己，如果你在联系其他公司的人员，则它也代表了你供职的公司。

• 有的错误会让人认为你有点粗鲁、愤怒或激进。

• 有的可能让你看起来不太成熟。

• 有的则可能让你看上去不太称职。

但有一个好消息是写作恰当的商务信函其实很容易。大多邮件和工作往来（商务报告除外）使用的是一套词汇和句型结构，因此如果你能掌握一些基本的规则和你专业领域的常用语，你就可以很快写出非常专业的邮件。

Write a Proper Subject Line

对方第一眼看到的就是邮件标题。你写的标题应该言简意赅（简短而清晰）。你吸引对方注意的机会就在这里，而且它会让对方直接看到邮件的主要内容。

如果标题不清楚，那么对方可能对你的邮件根本不感兴趣，从而也许根本不会打开阅读。

标题清晰的例子:

• Meeting date changed (会议日期变更)

• Question about the conference (有关会议的问题)

• Can you meet on Monday? (能否周一与您会面？)

• Suggestion for your presentation (对您展示的建议)

Use a Professional Greeting

问候语一定要妥当！如果你的邮件中没有这点则对方一眼就会注意到，而且除非是跟同事之间比较随意的对话，否则就会看起来非常不专业。如果你是在给其他人写邮件，那么看起来就会有些粗鲁和/或显得过分亲昵。

职业问候语的例子:

• Hello [first name],

• Good morning / Good afternoon [first name],

• Dear [first name],

• Hi [first name] (用于熟悉的人)

K.I.S.S.

What does this mean? “Keep it simple, stupid” or “Keep it short and simple.” It is NOT “Keep it simple and stupid” as I’ve seen many Chinese people translate it.

K.I.S.S.这四个字母是什么意思呢？指的是“保持简单，傻瓜”或“保持简短”，而不是我常常看到很多中国人翻译的“保持简单和易懂”。

K.I.S.S.规则

1. 避免冗长而过于复杂的句式 Avoid long, complicated sentences.
   

2. 不要写大长段 Don’t write several long paragraphs.

3. 有重要的细节或清单时使用项目符号 Use bullet points for important details or lists.

这些规则将使对方能够直接看到重要的信息。

每个人都很忙碌，因此需要很快地阅读邮件。使用简单的语法和较短的段落可以让内容保持简洁。一些中国人喜欢秀一下自己（成千上万）的词汇量，但往往会误用一些词以致语义不清。在商务邮件中，这可绝对不是好事。使用K.I.S.S.规则，你也能避免犯语法和用词的低级错误。

Use a professional closing

正如问候语，你邮件的结尾也应该是友好、礼貌而专业的。如果你的结尾不适当，那么你的邮件可能会给人感觉结束得既唐突又粗鲁。

专业结束语包括:

• I look forward to hearing from you.

• Sincerely,

• Cheers,

• Thank you for your time,

• Best wishes,

• Warmly,

我们稍后会谈论邮件不同的结束语究竟有何不同。我自己一般常用的结尾为：

Thank you for your time, and I look forward to hearing from you.

 

Regards,

Chris

译文

感谢您花费时间阅读，期待您的回复。

 

致意,

Chris

Be careful with ALL CAPITAL letters, abbreviations, and emojis. 

全部用大写字母的话就像你一直在大喊，给人感觉很没有礼貌，也不专业。

缩写在推特和脸书上的文字中很常见，但对于商务或职业邮件来说就不合适了。如果你不会在自己的简历或商务信函中使用缩写，那么你也不应该在专业邮件中使用它们。

例如不要写“LOL”代表“大笑”，或用“IMHO”代表“依我愚见”，或用“gr8”代表“太好了”。

同样的，在社交媒体上跟亲朋好友用表情符号也固然很普遍，但在商业或职业联络（包括信函和邮件）中就不合适了。

Proofread your email

每次在邮件发送前都要确保你重新校读过。在专业邮件中，语法、拼写和标点符号都很重要！

以下是要检查的几点，如有错误一定要改正：

• 字母全部小写或全部大写

• 句首和特定名词使用正确的大写

• 检查冠词、介词和动词时态的使用

• 检查拼写

对校读有帮助的方法：

• 大声地把你的邮件读出来－这是我自己最喜欢也觉得最有用的。有时候在写邮件时，你可能意识不到写的东西读起来会有点奇怪。

• 如果你自己不太确定，那就请朋友或同事帮你看看

• 词典也是很好用的工具

Always include your contact information at the end of your email

对于专业邮件，你的邮件签名中应该包含你的全名和邮件地址。可以的话，附上你的电话号码和公司网站也很好。

比如，我的签名是：

Christian Max (马思瑞)

The SpeakEasy Language Group

Co-Founder & CEO

 

Email@domain.com

US: +1 (xxx) xxx-xxxx

China: +86 xxx.xxxx.xxxx

如果你遵守了这七条简单的规则，你就会对你的英文邮件自信得多！它会更清晰、易读和专业。对于想要全面掌握英文邮件的人来说，我们将来会开设写作课程。你感兴趣的话，就告诉我吧！

请记住，如果你觉得这篇文章有用的话，请分享给你的朋友们！妥当的邮件在商务中至关重，而提高邮件写作能力会让每个人都受益。

作业：看看下面邮件有哪些问题。留言跟我们说真个邮件应该怎么写！

Thanks, and see you guys tomorrow!