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像记账一样,记下你花出去的时间

声小音 声动活泼 2023-07-15


教主来信

编者按


你有这种感觉吗?明明一天有 24 个小时,但还是忙忙碌碌追赶 deadline;明明用着各类效率工具,但效率依旧低下。鲁迅说时间挤一挤,总是有的。但是比起挤时间,合理的规划时间更为重要。


在「What’s Next|科技早知道」主播丁教 Diane 七月为 newsletter 专栏「教主来信」撰写的这篇文章中,Diane 结合自身实践分享了李笑来、柳比歇夫等人的时间管理办法——记录自己的时间,并根据任务将时间分块。


如果你最近也在被各种忙碌的事情追着跑,不如读读这篇文章~


像记账一样,记下你花出去的时间

作者:丁教Diane


好久不见,我是 Diane。


进入 7 月份,你是不是也和我一样,感叹 2022 年怎么就过去一半了?


昨晚录制了一期和「组织进化论」串台的节目,聊了聊怎么从办公工具中抢回自己的时间,以及怎么从被动工作变成主动工作。


随着远程工作的普及,我们手里的工具越来越多、越来越好用,但很多时候,效率好像并没有提高。会议越来越多、屏幕工作时间越来越长,生活被各种即时通讯工作软件蚕食,以至于变成了时间的奴隶而不自知。

与此同时可能出现的问题是,心理压力越来越大、精神状态愈发 burn-out,从而产生职业倦怠。所以,在这里我也想和大家来聊一聊节目之外,最近我对时间管理的新感悟。



为什么我们都在像苦行僧一样

记录自己的时间?



有了娃之后,我确实不知道时间每天都花到哪里了。


在日复一日的喂奶、换尿布、喂饭、哄睡、开会、家务之间,时间总是过得特别快。所以我在今年年初买了一本每日一页的日程本,每天记录我都干了什么,了解我到底把时间花在了哪里,然后再不断做优化。


特别是来帮我照顾宝宝的姥姥马上就要回国,我最近也在重新梳理一个问题,在照顾孩子和工作之间,我应该怎样更高效地利用自己的时间。在成为时间的主人之前,我必须先要了解它。


我偶然在小红书刷到了手账博主推荐格拉宁的《奇特的一生——柳比歇夫坚持 56 年的时间统计法》,马上就找来读了一遍。这本小书是一部纪实散文,夹叙夹议的写作方式让这本书读起来非常有意思。


这本书写的是前苏联昆虫学家、哲学家、数学家柳比歇夫是如何日复一日坚持用记录时间来管理自己的人生。他毕业于圣彼得堡国立大学,一生发布了 70 余部学术著作,涵盖分散分析、生物分类学、昆虫学等领域。他在业余时间研究地蚤的分类,还写过不少科学回忆录。从 26 岁到 82 岁去世,56 年间无一日中断记录。


其实我最早了解到这样的时间记录方法是通过前新东方、得到名师、(后来赚了太多钱隐退的)比特币大佬李笑来的《把时间当做朋友》一书。李也是在读过了《奇特的一生》备受启发后才写作了《把时间当做朋友》,并且也在《奇特的一生》中作了序。我记得当时李笑来这本书还有一个随书附赠的小册子,大概几十页,让你可以迅速上手这样的记录方法,并且列举了一些他自己的例子。看完书的我,被时间复利忽悠得头脑发热,也只坚持记录了 4 天就不了了之了。


当时没有坚持下来的一个原因是,那时候的我是一个单身工作狂——每个工作日我从早上 8 点到办公室,一般会工作到晚上 9 、10 点回家,周末有的时候去一下公司旁边的健身房,然后继续就待在办公室里了。那时候想工作到几点都 ok。


但现在,我有了很多想要花时间、并且享受工作之外的事情,就需要我更加巧妙地安排时间了。



知己知彼,百战不殆



通过记录时间,我发现把完成的事项加起来很多时候并不等于总的花费掉的时间,总是有时间不见了。后来我才发现,在不同任务切换中间会浪费非常多的时间。加州大学尔湾分校的教授 Gloria Mark 研究发现,回复一个短信,可能需要至少 64 秒钟的时间来回神,时间再稍微长一点的打断,就会需要差不多 23 分钟来回到被打断前的状态。经常被打断的人会工作压力巨大、特别沮丧、产生更多的时间压力。


所以我就把时间分成了几个不同类别的时间块:处理细碎事务的 5-10 分钟时间块、20-30 分钟时间块、1 - 2 小时时间块,然后对应宝宝的作息,把这些时间块融入宝宝的作息里,尽量少在切换项目上浪费时间。


还有一些时间管理的小技巧,比如在宝宝早上睡回笼觉的时候,我会背着她去室外徒步 30-40 分钟,这样我就省掉了哄睡的时间,同时完成了一天的锻炼。再比如在做饭或者哄睡的时候,我也会戴上耳机来听审节目,或者听电子书。


有了娃之后我对自己的时间也非常吝啬,一般能用一个 brief 或者是一段话说明白的,我就坚持不开会。开会不一定每个都以一个小时、半个小时为单位。有些稍微复杂、一定需要沟通讨论的事项,我会定成 15 分钟甚至更短的会议。所有头脑风暴的内容我们也已经改成异步完成了。


对于如何捍卫自己和公司员工的时间,在 Basecamp 创始人写的《重来》一书里,也有很多帮助我反思如何更高效利用时间的内容:


会议有毒,世界上最可恨的打扰莫过于开会。原因如下:


会议上充满了纸上谈兵和抽象的概念,多是不切实际的。会议中传达的信息少之又少,人们在会上最容易跑题,会议要求大家做好准备,大多数人根本没有时间准备,会上制定的日程常常模棱两可,没有人了解目标真正是什么。会议中总难免轮到那么一个低能人士发言,于是大家的时间都被浪费在他们的扯淡上。


会议具有自我繁殖功能。总能生生不息引出下一次、再下一次的会。一般 7 分钟就能说明白的事情被硬拉成了 30 分钟。如果一个会议室一个小时,10 个人参会,那么就是一场花费了 10 个小时的会……



把时间花在让你幸福的事情上面



我现在平均每天的工作时长只有短短的 5.5 个小时。当然我也有焦虑的时候,怎么能让母职不影响到我的事业?在《奇特的一生》和《重来》里,我找到了缓解自己焦虑的答案。


如果仔细了解柳比歇夫,你会发现他有一个时间管理的 KPI ,如果每天有效工作时间没有达到 4 个小时,他会觉得这一天耽误了工作的进度;反过来说,如果这一天有效的工作进度达到了 4 个小时, 那么他也很明白,不需要在逼自己在有效工作上过度投入——因为不管怎么努力,你也无法在一天内有效产出太多,所以可以把其他的时间用于看歌剧、写回信、做一些自己觉得开心的事情。


对于柳比歇夫,大家很可能把他想成了一个无聊的禁欲主义者,年复一年、日复一日地监督自己、管理自己。像是把自己变成了机器,自我摧残。其实他的这一生并没有过成我们惧怕的那个样子,相反,他散步、游泳、看电影、看歌剧、花大量的时间用来社交写信回信。


「不太认识的人,完全不认识的人,来向他求教,他也不拒绝。」


「除了时间统计法,柳比歇夫还按照自己的身体特点拟定了几条守则。如:不接受紧急的任务,累了就去休息,每天睡 10 个小时的觉等。即使他的身体不太好,工作强度又很大,他依然长寿健康。」


《重来》里每隔几页就有名人、科学家或者创业者如何平衡生活和工作的插图。在这篇 newsletter 的最后,我也和你分享几个插图,希望给你带来一些改变。


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本期编辑:达达 审核:小敖  运营:小黄

视觉:Mori

教主来信 是声动活泼联合创始人、「What’s Next|科技早知道」主播丁教 Diane 在声动胡同会员计划中的文字专栏,以邮件的方式投递到会员们的邮箱中。


作为科技节目主播和创业者,除了在来信中分享节目相关的思考,Diane 还时不时会有一些创业与管理的心得。




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