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如何快速提高表达能力,摆脱嘴笨带来的困扰?

人神共奋 人神共奋 2023-03-01

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每周二原创:职场学习类干货

60秒表达力培训法



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说不清楚事情是怎么回事?


同事问我一件事:他上三年级的儿子看了那么多书,为什么还是写不好作文呢?


看了他儿子的作文,我给出了答案——缺乏结构意识


作文写的是“奈良看小鹿”,他写了半天“地铁怎么坐,怎么去公园,怎么买鹿饼……”,等到开始写小鹿了,可能是一看字数差不多了,一句“小鹿真可爱啊”,硬生生地结束了全文。


当然,我不主张小学生去做这种束缚思维的作文结构训练,但是到了中学,写作文就要有结构意识了。到了工作时,表达沟通首先要有搭结构的意识。


很多人总觉得自己很难把一部电影、一件刚看到的事,说得清清楚楚,这往往不是逻辑能力的问题。比如很多程序员,逻辑能力非常强,不强的话根本也写不了程序。可一旦跟大家沟通,就前言不搭后语,能明显地感觉到他的思维非常的跳跃,让人抓不住他的重点。


逻辑包括思考问题的逻辑和表达观点的逻辑。逻辑能力在思维层面的提升,是一个非常漫长的过程,但逻辑表达能力却完全可以通过一定的训练,在短期内有一个明显的提高。



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思考与表达的差异


沟通问题最典型的是各种“反人类”的表达方式:


表现一:不能快速进入主题,不能激发往下听的欲望。


“感谢领导能给我这个机会,感谢CCTV,感谢MTV……,我的汇报还不够全面,还请领导和同事们多提意见……(此处省略三百字)”


表现二:一句话与下一句话之间,关联性弱。


“东北的XXX项目,倾注了团队大量精力,尤其是XXX、XXX和XXX(被领导打断:‘说项目,不要说这些没用的’)……,但进展不大,主要是因为客户的想法老是定不下来,他们所有的经费都是一把手‘一言堂’,具体执行的人又都是临时(每一句话的意义都在不停地跳跃)……”


表现三:过多的逻辑层次,在不断地跑题中兜兜转转。


“这个客户是XXX部介绍来的,我早说这个项目有问题,现在果然陷进去了(开始进入抱怨模式)……,当然,我不是这个意思啊,大家还是很努力的……”


第三点是最常见的。


很多人很困惑,我在思考这些问题时,大脑很清晰,可为什么一表达出来,就会出用这些“反人类“的表达方式呢?


这是因为,思考的结构与沟通的结构有很大的不同。


在思考的结构中,最好的工具是思维导图。仔细观察思维导图的结构,它是“一个出发点,多个方向”的树状结构,我们可以多次“返回”出发点。



沟通是“线性的语言”,永远只有一个方向——时间的流逝,不能回头,抓住听众的注意力非常难。


所以不能直接把脑子里的”思维导图“拿出来讲。


那应该怎么办呢?先来看看下面的这个“很人类”的表达结构:


失了一颗铁钉,丢了一只马蹄铁;丢了一只马蹄铁,折了一匹战马;折了一匹战马,损了一位将军;损了一位将军,输了一场战争;输了一场战争,亡了一个帝国。


从思考的角度讲,单一原因、单一结论是很不科学的;但从表达的层面讲,方向单一明确的推论,却是最容易理解的,因为它最符合“线性传播”的要求。


当然,“树状的思维”变成“线性的语言”,一定会丢失大量信息,第一件就是:如何尽量把“核心的逻辑”保留下来呢?


方法其实很简单,找到一段表达的关键点,但也不要小看这种事,语言表达是一种实践活动,光知道怎么做没有用,还需要一定的针对性训练。


本文将介绍一个提升逻辑表达能力的“60秒表达力训练法”。



3/5

60秒表达力训练


“60秒表达力训练法”的目标是,培养自己在1分钟之内,清晰地表达一件完整的事或观点。


为什么是“一分钟“呢?这是日本沟通大师斋藤孝根据自己的实验得到的结论,他给一群大学生一项任务,要他们在一分钟和三分钟之内完成。斋藤孝发现,人能够自我控制的最佳时间就是1分钟,一旦超过这个时间,人就开始说废话,如果让人做一个三分钟的讲话,学生就没有时间概念了。不提示时间,大部分人都不能在三分钟之内说完。


所以,想要提高自己的表达逻辑,就要训练自己一分钟说话的“意义密度”,告别前言不搭后语,告别废话。


正常语速下,1分钟可以说200个字,如果希望这200字完整表达一件事、没有任何废话、也没有语义的跳跃,你需要很好的规划这200个字。


我先以两个著名的1分钟演讲为例,分析这两段话的结构和表达。


第一篇是作家米兰·昆德拉在1984年接受法国高等师范学院的荣誉学位时所发表的演讲:

“什么是文学?这个问题的答案必须超越心理学、历史学、文化学等知识领域。文学的意义是什么?这个问题的答案就是:生命中不能承受之轻。


人们总是想要理解生命,但是生命的本质是无法被理解的。因为生命不是一种现象,而是一种奇迹。文学的意义在于,通过文字的表现,使得生命中不能承受之轻得到显现。


文学所要表现的不是现实世界,而是人们内心深处的世界。通过文学,我们能够看到人性中最深沉的层面,这是科学无法触及的。文学的意义在于,使人感知到生命的不可思议,并从中得到力量。”


这篇200多字的一分钟演讲,表达的内容非常深邃,又很清晰,除了作家的思想深度外,表达结构也非常重要,全文被两句关键的话分为三部分:


关键点1:提出观点:文学的意义是生命中不能承受之轻。

关键点2:强调重点:文学所要表现的不是现实世界,而是人们内心深处的世界。


这两个关键点是表达的核心:

1、之前的话是为了引出“关键点1”

2、之后对“关键点1”进行适当的推演、例证、补充

3、得到核心结论“关键点2”

4、最后是由此提出主张、要求、判断等作为结束


第二个例子是女演员艾玛·沃森在联合国妇女署成立的致力于女性发展、维护女性权益的“HeForShe”运动的发布会上发表的著名1分钟演讲,“ HeForShe ”是联合国妇女署发起的团结运动:

"嗨,男士们。我来自英国,我是一位演员,并且我在这里作为一个HeForShe 的代言人,我是因为相信平等,我认为这是非常重要的。


在这个社会中,我们看到了过去25年中所取得的进展。但是,男性和女性的平等仍然是一件紧迫的事情。女性在某些方面比男性处于更不利的地位。


我想呼吁所有男性,参与到这场战争中来。性别平等是男女双方的问题,它关系到我们所有人的事情。男性不应该再保持沉默。这是你们的问题,你们的机会来帮助我们解决这个问题。


我们需要你们成为我们的同事,我们的伙伴,我们的倡导者。我们需要你们站起来,与我们一起谈论性别平等,并对此进行反思。因为我们都是一起前进的。谢谢大家。"


正如这个运动的名称“HeForShe”,开头直接以女性的名义提出“男女平等”的主张(关键点1),适当阐述后,引出(关键点2),认为“男女平等”同样是男性的问题,最后以强有力的语言,请求男性加入到男女平等的运动中来。


60秒训练的方法是:

1、在“思维导图”中找到这两个前后响应的关键点;

2、用语言把它们串连起来,“思维导图”中其余的内容,如果可以证明、补充这几个关键点,就放在合适的位置;如果不能,就暂时放弃。


还需要回头对照你的思维导图,看看还有什么重大的遗漏,以及逻辑不通的地方。


下面,以一个常见的工作汇报为例,看一看60秒表达训练法的实际效果。



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60秒快速汇报工作


“60秒表达训练法”最直接的应用场景就是工作汇报。


想象一下,你拜访客户后回到公司,刚好在电梯里遇到上司,你可以抓紧这一分钟直接汇报完毕,就可以更快地推进下面的工作。


这一类汇报的重点不是“发生了什么”,而是“为什么”,以及“我们应该如何做”


比如我们向上司汇报“东北项目进展”时,这两个关键点的选择,就侧重于对事情的分析:


关键点一:项目进展不利,最主要的原因是对方的需求迟迟无法确认。

关键点二:希望领导能安排客户考察XXX项目,把他们的需求引导、激发出来。


明确了这两个关键点,就可以围绕这两个点分别往两头组织材料、编织内容了。


首先,我们要删除思维导图上的一些分析,包括两类:


第一类:与关键点关系不大的信息,包括:客户内部矛盾、团队的努力、项目的其他问题、部门配合的问题。这一类信息,可以在汇报后回应上司的询问。


第二类:与关键点矛盾的信息,包括:项目自身的缺陷(无法解决的问题)、其他可能的行动方案(比如放弃项目),等等。这一类信息,提出的时机还没有成熟,不如不说。


然后,把剩下来的有效信息,包括:证明、补充、具体化、计划、请求、建议、实际行动等等,围绕这两个关键点进行展开:


1、关键点一之前,是开场白,告诉上司自己去了客户那里一趟

2、关键点一:项目进展不利,最主要的原因是对方的需求迟迟无法确认

3、对关键点一进行证明、补充、具体化等

4、关键点二:希望领导能安排客户考察XXX项目,把他们的需求引导、激发出来

5、最后强调一下项目的时间节点、需求迫切性等


实践中容易被忽略的是第5点,包括你打算做什么,你希望对方做什么,等等。汇报不是“为了汇报”而汇报,一定要强化行动本身,否则,你说完别人还是不知道要做什么。


在平时的沟通中,经常有意识的控制自己在1分钟内表达完毕,达到一定的意义密度,那么,再加上一点必要的过渡、提示、回应,等等,你就可以在别人可以感知的范围内,把意思表达的非常有逻辑。


还有,别把逻辑想得太复杂,人们喜欢的逻辑,不是哲学上严谨枯燥的形式逻辑,而是“因果关系”——因为大家都需要一个有安全感的世界,你的论述结构越简单清晰,大家对你的信心越强。


重复一下,要求就是两个:

1、简洁清晰

2、意义密度高



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人生的答题逻辑


我一直在反思一个问题,为什么很多职场新人啰啰嗦嗦说了一堆话,什么也说不清楚。后来我发现,这恐怕跟我们应试教育的考试要求有关。


一道论述题,按答题点计分,答多了,不扣分,答乱了,最多扣一分。这就导致我们想到什么,就往上堆,反正不扣分。


但人生的答案不是这样的,答多了要扣分;答乱了,就是零分,能不能拿高分,就看你能否找到那几个关键点,和它们的内在逻辑。



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