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“五优价值供应链”赋能医院高质量发展

龚晨 HIT专家网官微 2022-11-03

导读

如何通过信息化抓手,提升医疗供应链的管理水平,从而帮助医院从采购源头与全过程进行成本管控?

医改持续发力,公立医院粗放型发展的时代渐行渐远。对于贵州中医药大学第一附属医院副院长、总会计师陶婉菊而言,她需要仔细掂量医院收入与花出的每一分钱:医院的收入增幅临近“天花板”,医保控费力度空前,DRG/DIP医保支付制度改革及药品耗材零加成等政策,正使得药品耗材从收入项,变为公立医院的第一大成本项。
然而,通盘审视医院药品耗材供应链,问题重重:管理效率低、运营成本高,有时还存在不合规的“体外循环”。如何通过信息化抓手,提升医疗供应链的管理水平,从而帮助医院从采购源头与全过程进行成本管控?2016年,贵州中医药大学第一附属医院开始探索搭建优选、优采、优配、优管、优评的“五优价值供应链”,为解答上述问题交出了自己的答卷。

贵州中医药大学第一附属医院

医院供应链管理积弊制约医院高质量发展
对于《关于推动公立医院高质量发展的意见》《公立医院高质量发展促进行动(2021-2025年)》等政策,陶婉菊认为:国家现阶段强调的“公立医院高质量发展”,其核心是全面预算管理和业务流程管理;而业务流程管理的重中之重,则是医院的供应链管理。
陶婉菊将医院供应链管理存在的问题总结为:一是信息孤岛多,供应链各个环节相互脱节,信息不能实时共享,造成业务效率低下、成本虚高;二是质量保证难,经常到了耗材使用环节才发现存在质量、时效等缺陷;三是业务财务融合难,采集、核对相关数据需要消耗大量人力,准确率低,无法体现实际业务流程;四是内部控制难,难以实现事前预警、事中监控、事后追溯的闭环管理;五是决策支持难,供应链数据散、乱、不完整,难于统计分析,不能为领导决策提供准确的数据支撑。
陶婉菊认为,医院供应链要实现业务财务融合,财务数据要真实、有效,能够体现供应链业务情况。尤其在审批、认证、采购、执行、配送管理、使用管理、供应商管理等重要环节,必须加强财务监察、内审监督、前置预算,强化决策动态的反馈速度,从而达到提高流程能效、降低管理成本的目的。
“医院供应链是医院高质量发展的一个抓手,供应链管理体系应该向全局发展。”面对不容乐观的医院供应链现状,陶婉菊认为应“从内打破”,对医院物资管理流程进行重构与优化。

贵州中医药大学第一附属医院副院长、总会计师陶婉菊

构建“五优价值供应链”
2016年,贵州中医药大学第一附属医院依托HRP、供应宝及易普优采系统,开始搭建优选、优采、优配、优管、优评的“五优价值供应链建设体系”。5年时间过去,“五优”的价值已开始充分彰显:
优选:实现医用物资、采购范围及供应企业的选择优化。医疗机构要想采购到“质优价低”的医用物资,一方面需要拓宽供应商数量及招标公告覆盖面,实现充分竞价,另一方面对于采购时间与空间的准确判断也非常重要。此前,受限于专科医院的采购规模,贵州中医药大学第一附属医院的供应商数量有限,在谈判中难以获得价格优势。如今,依托易普优采系统的供应商库,医院实现了供应商的有效扩面及充分竞价,还能通过查询历史成交价格,实现采购决策的科学化。
优采:优化采购流程及组织机制。按照《医疗机构医用耗材管理办法(试行)》规定:“医用耗材的采购相关事务由医用耗材管理部门实行统一管理。其他科室或者部门不得从事医用耗材的采购活动,不得使用非医用耗材管理部门采购供应的医用耗材。”为此,医院构建了合规高效的采购机制,采用双信封制,商务标和技术标相互分离,分段评标、科室盲审,临床部门只负责审核技术标,评审专家在此基础上进行综合评审,既满足临床实际使用需求,又确保了物资采购的高效与合规。同时,医院借助易普优采系统,实现采购业务全流程线上化作业,全程实时记录、留痕,签批及过程文件留档备份、业务单据随时可查,深度契合审计监管要求。供应商也可第一时间了解招采进度以及未中标原因,降低沟通成本。
优配:实现供应商深度参与、供采协同。通过供应宝系统,医院搭建了院内外高度协同的供应链运作体系,将供应商资质证件维护工作前置,系统自动校验后推送医院人工审核,确保证件的准确率。同时支持证件效期自动预警,规避由证件失效带来的安全隐患。由于供应链全链条信息透明且可追溯,有效实现了采购订单信息的互联互通、配送状态的实时跟踪,大幅提升了供采两端作业效率,高效敏捷。
优管:实现院内物流的精益管理。通过搭建院内物流管理系统,将医生、患者、科室、物资耗材等信息串联起来,打通供应链数据与业务流程,实现基于数据的科学管理、科学决策。根据物资性质与管理要求的不同,医院对医用物资采取ABC三类库房的管理模式,A库为普通耗材,B库为高值耗材、试剂及科研物资,C库为维修库、消毒物等。其中B库的管控最为精细,实行“一物一码”,并下分为13个二级库、57个三级库,可实现从资质管理、配送、入库到出库、医嘱核销,再到财务付款的全生命周期管理。通过与HRP系统的互联互通,院内物流的精益管理实现了实物账、实物、财务账的一一对应、整合统一。
优评:实现供应链全环节的科学评价与精准优化。医院搭建了多维度、可量化的供应商评价体系,基于系统数据,全方位客观评价供应商综合服务水平,为医院后续管理、遴选优质供应商提供决策支持。同时,也可测算采购价格的降比对耗占比等关键指标的影响,为医院进一步实施耗材价格谈判提供依据。
目前,贵州中医药大学第一附属医院供应链系统覆盖4万多种医用耗材。“五优价值供应链建设体系”的实践,带来了提质、降本、增效的明显效果。
贵州中医药大学第一附属医院设备科副科长姜祥筑介绍,与大多数专科医院类似,此前医院与供应商议价难度较大。如今,供应商队伍已快速增长至700多家,大大提升了医院的议价能力,为降低采购成本奠定基础。以揿针为例,采购价格降幅达68.7%,按进口20万只、国产150万只的采购量计算,仅此一项就为医院节约超过1200万元的采购成本。而供应商的满意度也从98%提升至100%,实现了“零投诉”。
姜祥筑认为,“五优价值供应链”帮助医院采购人员在合规与效率之间找到了新的平衡点。过去,采购人员用来证明采购合规的时间,大概是完成采购业务的6倍,其中存在大量的重复性劳动。如今,招采全流程耗时降幅达59.2%,临床平均收货时间降幅达74.19%。“对于设备科人员而言,可将节省下来的时间用于医用物资的质控管理和技术服务等工作,更能体现医工人员的价值。”

贵州中医药大学第一附属医院设备科副科长姜祥筑

完整、准确的供应链数据将大有可为
“五优价值供应链”的建设,实质上是对医院物资管理体系的重塑。陶婉菊、姜祥筑分享了在这5年实践的探索实践中各自的心得体会。
首先,“五优价值供应链”是系统工程,需要全院形成共识。由于供应链涉及医院内部多部门、多环节,如果协同出现问题,可能导致某个模块成为“信息孤岛”,供应链的完整性受到影响,同时也会造成项目实施的效率低下。医院管理层高度重视这项工作,对全院中层干部与职能部门进行了理念宣贯,在全院形成“将供应链作为抓手实行精细化管理”的统一认识。作为主管领导,陶婉菊多次参与项目协调会,推进项目高效、高质落地。以HRP系统为例,从项目实施到最终上线,仅用时三个多月。
其次,“五优价值供应链”的构建是不断发展、持续改进的进化过程。新体系的建设必然带来流程的变更。为避免因新旧流程不同、用户使用习惯差异带来的问题,医院一方面加大与各相关部门的沟通协调力度,另一方面重视系统的持续改进,每月举办一次总结改进会,根据相关部门与岗位人员的反馈,对业务流程与系统功能进行优化调整。
“这是一个相互适应的过程。要走好这个过程,遴选一个负责任、售后好的系统服务商是非常重要的。事实上,这五年我们基本上每个月都在对系统进行微调。”姜祥筑表示,过去“在机试剂”的管理较为粗放,设备科以此为切入点,与LIS系统进行联通,将试剂管理从出库环节继续向前延伸到使用环节,实时垂直监控试剂效期,彻底规避了试剂过效期的问题,也大幅降低了试剂的报废率。
第三,“五优价值供应链”需要建立在坚实的信息化基础之上。借助信息化手段重塑供应链管理体系,难以回避的一个技术问题是:由于标准不统一,业务系统之间接口不畅通,数据的互联互通、实时共享成为难点。为此,医院将打通系统接口的工作设为优先解决的事项,先易后难,先后与HIS、LIS、固定资产管理、收费、成本扣除、医保等系统进行了联通。据姜祥筑介绍,目前医院正在建设信息集成平台,以满足精细化管理对运营数据全面性、及时性等方面的要求。
第四,“五优价值供应链”沉淀的运营数据将大有可为。“数据就像地基。只有地基打得牢,后续的统计、分析、反馈、决策才能又准又快。基础数据的工作无法取巧。”陶婉菊非常重视基础数据的准确性和详实性。为此,设备科将由于流程优化、效率提升而节约的人力资源,全部投入基础数据的录入与质控工作。以固定资产为例,此前只需录入简单的财务信息,现在则需要将维修次数、质保时间等数据全部记录在案。
5年来,贵州中医药大学第一附属医院已沉淀了大量的供应链运行数据,并确保了数据的真实性与完整性。下一步,怎么让这些数据“活起来”,为医院决策提供支持并产生效益,是姜祥筑正在思考的问题。“BI、院长驾驶舱等,这是我们下阶段的重点工作。”
继续优化供应链流程、提升运营效率、降低人力成本,是贵州中医药大学第一附属医院持续“自我进化”的方向。“五优价值供应链”的建设没有止境,永远在路上。
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