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宝典 | 五险一金操作全攻略

2016-04-25 郑海泉,王丽丽 人力资源实战联盟
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原创投稿:646420491@qq.com  互动QQ群:426061465


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导语

一直以来,很多人都在群里咨询五险一金的办理流程问题,其实五险一金并不难,你要做的就是了解政策法规,了解操作周期和流程即可。熟能生巧。结合大家的咨询问题,郑海泉、王丽丽两位资深HR精心整理哈尔滨地区社保工作经验,无私分享给大家,希望对大家有所帮助。有不全或不对的地方,请在文后“写留言”,我们会及时解答。



五险一金

建户工作流程

五险一金,即基本养老保险、基本医疗保险、生育保险(已确定与医疗保险合并)、失业保险、工伤保险以及住房公积金。

以下是五险一金的建户工作流程。

一、劳动合同申报与鉴定

1

领取签订合同临时代码

到企业注册地区社保局(100人以上企业直接归市劳动局管辖,100人以下归区里管辖)→劳动合同鉴证窗口→领取签订合同临时代码。

需带资料:营业执照副本原件及复印件(复印件需加盖公章),经办人身份证原件及复印件

2

购买光盘

领取临时代码后,到南岗区宣化街盟科官邸1号门A1栋10楼01房间(咨询电话:0451-82515612)购买劳动光盘,光盘免费,但需交合同电子章费用150元

需带资料:营业执照副本复印件(加盖公章及法人名章)、法人身份证复印件、经办人身份证复印件及原件

3

注册录入

光盘买回后,使用光盘进行企业注册,人员录入,并提交劳动合同(具体详细操作流程,光盘内都有相关提示),网上鉴证通过后,打印劳动合同(一式两份)及备案登记册,员工签订存档。


二、养老建户

1

下载表格与咨询

携带U盘去企业注册地所在区社保局养老窗口下载相关表格及咨询工作人员注意事项(提示:可以向三茅哈尔滨HR交流QQ群(群号:426061465)HR群友要相关电子表单,就可以免去此步骤)。

2

填写和准备材料

①填写《单位参加养老保险登记表一》、《单位参加养老保险登记表二》、《单位参加养老保险登记表三》,所有表单一式两份,填写信息并加盖公章

②企业营业执照副本原件及复印件(如果不是四证合一的企业还需带组织机构代码证、地税登记证及登记表)

③验资报告

④《会计凭证》(企业自成立之日起每季度提供一本)

⑤近期连续三个月银行对账单,申报地税支持个人收入明细表和扣缴个人所得税报告表,并加盖地税管理申报专用章

⑥参保人员的劳动合同或合同备案登记表原件及复印件(如果是续保人员还需携带原单位养老封存单,如封存单丢失,需要由原单位开具证明并加盖公章)

⑦其他社保局要求材料(因各区社保局窗口要求不一样,有可能携带的资料稍有不一致,具体以窗口单位为准)

3

建户

准备好材料后到区社保局养老窗口建户

办理时间每月1-27日


三、医疗、工伤、生育建户


1

下载表格与咨询

携带U盘去区或者市社保局医疗窗口下载相关表格、报盘软件及咨询工作人员注意事项(提示:可以向三茅哈尔滨HR交流QQ群(群号:426061465)HR群友要相关电子表单,就可以免去此步骤)

2

填写和准备材料

①录入完整的U盘(将拷回来的软件装到电脑里,打开系统会生成企业临时代码,初始密码为3,按照要求录入企业、参保人员信息及勾选参保险种,录入完毕后保存并打印表单一式两份,然后将报盘信息导出桌面并拷到U盘里)

②《哈尔滨用人单位参加医疗、工伤、生育保险申报表》一式两份(填写完毕后加盖公章)

企业营业执照副本原件及复印件(如果不是四证合一的企业还需带组织机构代码证、地税登记证及登记表)

④职工劳动合同或合同备案登记表原件及复印件

3

建户

准备好材料后到市社保局医疗窗口建户

办理时间每月1-25日

4

注意事项

a.企业法人必须参保,如法人在外单位参保或退休需提供证明材料。 

b.企业办理医疗保险的同时必须办理工伤、生育保险;不办理医疗保险的,暂不办理生育保险。  

c.单位要一次性为全部在职,退休职工办理参保,过后不予补办。  

d.医疗、生育、工伤保险缴费方式可以通过银行划款,但需签订协议,协议可以向医疗窗口要,拿回协议后填写完毕,公司盖章及划款银行盖章,一定要在20日之前将协议送到医疗窗口,如果20号之前没有及时送回,建户那个月扣缴就需要交现金


四、失业参保


1

下载表格与咨询

携带U盘去区或者市社保局失业窗口下载相关表格、报盘软件及咨询工作人员注意事项(提示:可以向三茅哈尔滨HR交流QQ群(群号:426061465)HR群友要相关电子表单,就可以免去此步骤)

2

准备资料

①录入完整的U盘(将拷回来的软件装到电脑里,打开系统会生成企业临时代码,初始密码为3,按照要求录入企业、参保人员信息及勾选参保险种,录入完毕后保存并打印表单一式两份,然后将报盘信息导出桌面并拷到U盘里)

②《失业参保登记表》一式两份(填写完毕后加盖公章)

③《参保单位职工名册表》一式二份(填写完毕后加盖公章)

企业营业执照副本原件及复印件(如果不是四证合一的企业还需携带地税登记证及登记表)

④近两个月财务传票原件及传票内工资表复印件(有的时候不要这项)

⑤职工劳动合同或合同备案登记表原件及复印件

3

建户

准备好材料后到市社保局失业窗口建户

办理时间每月1-25日

4

注意事项

a.企业法人必须参保,如法人在外单位参保或退休需提供证明材料。 

b.参保登记人数不能少于地税登记表从业人数。

c.因医疗及失业建户都是在市社保局,办理医疗的同时可以将失业一并办理完毕。 


五、公积金建户


1

领表和填表

企业注册地所在区公积金中心办理,领取审批表和明细,需带U盘考资料。回单位填写。

2

准备材料

将填写好的审批表、明细表,和以下材料一并提交公积金中心:

准备资料:

①法定代表人的身份证原件及复印件;

②经办人的身份证原件及复印件;

③企业单位提供《企业法人营业执照》(副本)及复印件

④民办非企业单位提供《民办非企业单位登记证书》及复印件

⑤缴存单位银行付款账户预留印鉴卡原件及复印件

⑥《公积金单位建户审批表》一式两份加盖单位公章

⑦《公积金个人建账明细表》一式两份加盖单位公章

⑧报盘文件(如果单位人数较多,还需按要求格式提供电子个人建账明细表)

3

公积金中心建户审批

公积金中心对提交材料进行审核、审批。

4

注意事项

a.填写《个人建账明细表》时仅限从未参加住房公积金制度的职工,在其他单位有公积金账户的职工不予建户,需办理公积金账户转移;

b.缴交比例:单位与个人均不低于8%、不高于12%的同等双比例。实行住房货币化的单位,200111日以后参加工作的职工为新职工。

c.《个人建账明细》中所涉及金额必须精确至元(四舍五入);

d.个人建账报盘格式中的业务类型一栏统一填写“11”;

e.单位首次缴交公积金的月份原则上以执照成立时间为准,如按实际开户时间缴纳需办理跳缴。



五险一金

日常办理工作流程

五险一金的日常办理更加复杂。一方面,员工增减和员工需求是常态;另一方面,国家机关的政策要求在不断完善。下面对经常性的五险一金日常事项的工作流程进行梳理。

一、养老保险日常办理


1

增员

需准备以下材料:

1、《养老增减员表》一式两份(盖公章)

2、参保人员《劳动合同》或《备案登记表》(复印件盖公章)(劳动合同系统里打印)

3、原单位封存单一份原件(以前未参过保人员不用提供此项)

2

减员

需准备以下材料:

1、《养老增减员表》一式两份(盖公章)

2、《养老封存单》一式四份(盖公章)

3、《解除劳动关系备案登记表》一份(劳动局需盖解除章)

3

养老保险省内转移流程

1、去市社保局开具接收函,将开具的接收函给员工(需加盖单位公章)

2、员工拿着接收函回原参保机构调取相关手续

3、拿着调取相关手续、《养老保险增减员补漏表》办理

4

养老保险省外转移流程

1、先按照无保险人员办理增员

2、让员工去外地开具《基本养老保险关系缴费凭证》需有原社保局盖章

3、携带《基本养老关系缴费凭证》及员工身份证复印件(加盖公章)到市社保局办理账号合并

5

费用划款时间

通过税务系统,于每月15日前由财务操作划款,人资每月把人数和缴费基数告诉财务即可,现在划款系统会自动显示个人缴费金额,HR们可以反推单位基数,不用每月去社保拷明细(有增减,或拿不准的可以带介绍信去所在区社保大厅拷盘即可)

6

业务办理时间

每月1-27日


养老保险日常业务注意事项

①办理养老增员前,需从合同软件里签订合同,并将合同或备案登记表从系统里打印出来员工签字后携带(如果备案登记表上员工工资清晰可见,可不用带合同;如果不清晰需带合同复印件盖公章)。

②办理养老减员前,需从合同软件里解除员工合同,并从系统里打印《解除劳动关系备案登记表》一式四份、《解除协议书》一式两份,员工签字按手印后,到区劳动局盖章后方可做为减员资料。

③近期养老保险也开始推行网络办公,需在网站上注册(养老网上办公网址:https://www.renshenet.com),后到哈尔滨市千山路1号人力资源和社会保障厅信息中心2楼201室购买秘钥(秘钥200元/年)。


二、医疗、工伤、生育日常办理流程

1

签订网上协议

医疗是网上办公,但需到市社保局医保窗口签订网上办理协议一式两份,拿回来后盖章再给社保局送去,领取秘钥后就可以网上办公了

如果单位公章可以携带,最好第一次直接带着公章去,盖完公章直接把一份协议留给社保局就可以领取秘钥

2

网上增员

1、系统里录入《职工新参保申报表》或《职工续保转移申报表》完整数据

2、勾选工伤、生育保险,点击“保存”,网上提交

3、社保局网上审批通过后,打印出办理表单一式2份盖章(2个月内提交社保局)

3

网上减员

1、系统里录入《职工减少申报表》完整数据,点击“保存”,网上提交

2、社保局网上审批通过后,打印出办理表单一式2份盖章(2个月内提交社保局)

4

现场提交资料

每两个月需到市社保局提交一次网上办理资料,减员除了要带网上资料,还需携带《解除劳动关系备案登记表》一份复印件(劳动局需盖章)。

5

保费划款时间

每月25日以后银行自动划款,当月划下个月款项。

6

日常业务办理时间

每月1-25日。

7

生育保险办理

1、符合生育条件的员工,在确定生产定点医院后,填写《哈尔滨市生育保险定点服务机构申请表》一式三份加盖公章,携带《结婚证》原件及复印件、《母子健康手册》原件到市社保局生育窗口进行申报备案

2、登记备案后发生的产前检查及生育医疗费,按定额在定点医疗机构结算

3、登记备案后如需变更定点医疗服务机构登陆《哈尔滨市医疗、工伤、生育网上申报系统》办理变更定点医疗服务机构业务。

4、医疗费结算后,网上登录软件系统申领生育津贴或补助

5、医保中心受理申请后二十个工作日内将津贴或补助拨入参保单位提供的帐户中

6、HR通知员工填写相关单据到财务部领取生育津贴

8

工伤保险办理

1、工伤的认定主要依据《工伤保险条例》

2、需带资料《劳动合同》复印件、单位营业执照复印件、单位账户信息表、员工身份证复印件、《工伤认定申报表》2份、工伤事故报告等

3、到市社保局进行申报(因工伤认定比较复杂,所以最好认定工伤前到社保局窗口咨询需带资料)


下图为生育保险申报简图:

注意事项:

①员工离职后三个内要做保险接续,否则住院无法使用医保(要重新缴费累计6个月)。

②生育津贴除了正常生产外,计划生育也可同时适用。女员工可按比例享受生育津贴和住院报销,男职工妻子无生育保险者,可按比例享受一个月的生育补助和住院医疗费用。


三、失业保险流程

失业保险日常办理流程:


1

签订网上协议

失业是网上办公,但需到市社保局失业窗口签订网上办理协议一式两份,拿回来后盖章再给社保局送去,领取秘钥后就可以网上办公了

如果单位公章可以携带,最好第一次直接带着公章去,盖完公章直接把一份协议留给社保局就可以领取秘钥

2

网上增员

系统里录入《职工新参保申报表》或《职工续保转移申报表》完整数据,点击“保存”提交,网上通过即可,无需打印任何报表。

3

网上减员

1、系统里录入《职工减少申报表》完整数据,点击“保存”,网上提交

2、提交后,社保局不会审核通过,需将申报表打印出来,携带《解除劳动关系备案登记表》复印件一份,到市社保局失业窗口现场审核

4

保费划转时间

每月由税务部门征收,与养老操作基本一致。


5

业务办理时间

每月1-25日


员工失业金申领流程:


1

申领条件

必须是公司辞退员工,方可领取失业金。

2

申报材料

1、失业保险减员表

2、失业保险人员名册

3、失业保险金申领资格认定表

4、解除劳动关系决议(自己敲一份就行,写明员工个人信息,解除原因和时间,盖章)

5、员工劳动合同(在职期间所有的,如果原来也交过的,让员工找原单位要劳动合同)

6、养老保险封存单

7、解除关系备案登记表

3

领取时限

失业前所在用人单位和职工按照规定累计缴费时间每满1年,可领取2个月失业保险金,最长不得超过24个月。

失业人员重新就业后,再次失业的,缴费时间重新计算,领取失业保险金的期限可以与前次失业应当领取而尚未领取的失业保险金的期限合并计算,但是最长不得超过24个月。

4

领取标准

哈尔滨市区(双城除外)、大庆市区、绥芬河市、大庆石油管理局调整为986/月,哈尔滨市所辖县(市、双城区)、大庆市所辖县(市)调整为765元/月。


四、公积金日常办理

1

增员

1、公积金网站上下载相关表单,填写《公积金封存(启封)申请单》一份盖公章,如果职工原先有公积金,还需提供《公积金转移申请单》一份(盖原单位及现单位财务印鉴及法人名章)

2、携带资料:经办人身份证原件、参公积金人员身份证复印件及电话号码

3、带好资料去公积金中心办理即可

2

减员

1、公积金网站上下载相关表单,填写《公积金封存(启封)申请单》一份盖公章

2、携带经办人身份证原件去公积金中心办理即可

3

公积金缴费

公积金缴费可以与增减一起办理,但是要在缴费前办理增减,交费后无法办理增减业务。

缴费的单据填写时一定要认真,第三页要复写的清晰,盖章也清晰,否则银行容易退票。

另外公积金最迟可以延后两个月缴费,如6月可以缴4月的费用。超过两个月就会出现断档,如未及时补缴,也会影响员工公积金贷款,要重新累计半年才可以使用。

4

缴费划款

公积金缴费单据提交后,一周内从银行划款。

5

业务办理时间

月初-月末都可以办理。



公积金业务注意事项:

①公积金提取因必须是本人提取,如果有员工想提取公积金,可以让员工去哈尔滨公积金网站上查询需带手续,网上写的资料比较详细。

公积金网站:http://www.hrbgjj.gov.cn/

②公积金中心预计7月份开始试行网上办公,企业可以方便很多。



五险一金

年检及基数调整

五险一金的国家管理机关,每年都会做一些例行的检查和基数调整工作。以下是相关工作提示:

一、养老保险年报

1

时间

一般每年12月中旬至月末,具体时间以社保局发出通知为准。

2

申报流程

1、携带U盘及介绍信去所在区社保局拷盘

2、按照U盘内资料提示,录入员工工资数据,注意拷回来的格式不要随便调整,否则申报容易失败,报好盘后将文件拷入U盘

3、携带U盘及资料去区社保局申报下年度养老基数

3

注意事项

1、正常社保局要求申报职工工资基数为当年12个月的平均工资,但有些单位为了减少负担,申报基数较低,税务局可能会随时稽查,如果查出企业会承担一定罚款(一般情况税务会挑一些大的企业稽查),HR们要把相关风险与领导说清楚。

2、报盘格式有些HR掌握不好,总报错,可以多请教群友;人少的单位,还可以去社保大厅附近打印社,他们一般都给报,会收取一定费用。

3、有的社保局在拷盘的时候会要求企业买杂志,但是不强制,HR可灵活处理(具体方法不细说,你们懂的)


二、医疗、生育、工伤年报

1

时间

一般每年1-4月末,特殊情况可适当延长时间。具体时间以社保局发出通知为准。

2

申报流程

1、登陆《哈尔滨市医疗、工伤、生育网上申报系统》,有单独的申报项目窗口,大家可以在系统里找一下,然后按照相关要求进行申报

2、参保人员少的企业可以直接在网上填写职工工资基数;人员较多的企业按照要求下载报盘格式,录入完毕后,再重新上传导入即可,;申报完毕后,点击“保存”提交,社保局审核通过后,年报正常申报完毕

3、如社保局网上审核不通过,需携带相关要求资料去社保局医疗窗口进行现场审核,现场审核通过后,年报正常申报完毕。

3

注意事项

1、大多数企业年报网上都不会通过,社保局会要求企业预约现场年报时间,可在系统里填写,预约完成后,打印预约单,并按照预约单上的要求准备资料,一般资料都是财务提供(工资总账、明细账、纳税申报表、纳税人收入信息表等),大家需要注意财务账上的数和网上申报的数一定差距别太大,如果太大现场也不会通过,会让你提供差额说明,比较麻烦。(具体怎么缩小差额,每个公司的情况不一样,还是要HR灵活处理)

2、基数调整完毕后,一般7月份才能确定市社评基数,企业需要根据调整的基数补缴4-6月份差额部分


三、失业保险年报

1

时间

一般每年1-4月末,特殊情况可适当延长时间。一般社保局会与医疗年报一同发出通知。

2

申报流程

1、登陆《哈尔滨市失业网上申报系统》,有单独的申报项目窗口,大家可以在系统里找一下,然后按照相关要求进行申报

2、参保人员少的企业可以直接在网上填写职工工资基数;人员较多的企业按照要求下载报盘格式,录入完毕后,再重新上传导入即可,;申报完毕后,点击“保存”提交,社保局审核通过后,年报正常申报完毕

3、如社保局网上审核不通过,需携带相关要求资料去社保局失业窗口进行现场审核,现场审核通过后,年报正常申报完毕。

3

注意事项

1、建议HR们等医疗年报通过后,再进行失业申报,否则失业一定是不通过;医疗通过后,失业不通过的情况也有出现过,就是当医疗和失业人数对不上,并且失业人数小于医疗人数时,社保局网上也不会通过,这时候企业需要将差异的人员说明及需携带的资料一起去现场审核。

2、基数调整完毕后,一般7月份才能确定市社评基数,企业需要根据调整的基数补缴4-6月份差额部分


四、公积金基数调整

1

时间

因公积金不是强制性上的,公积金中心不会稽查,每年工资调整后可自行上报新的基数,原则上公积金中心只允许企业调整一次。

2

申报流程

1、登录公积金网站下载相关基数调整表单,调整人数多的企业还需按要求格式录入电子数据拷到U盘里,申报的时候一并携带。

2、携带资料:经办人身份证原件

3、带好相关资料去公积金中心办理即可

3

注意事项

1、公积金中心每年只让企业调整一次基数,就是不管你调了一个人还是多个人,只有一次机会调整,所以建议企业大规模调资后再统一调整公积金基数。

2、调整完基数后最好用U盘拷个数据,回来后核对一下有无差错



五险一金

办公地址和电话

如果上述资料仍然没有解决到你的问题,可以到相关机构办公地址或打电话咨询:



上述工作流程及表单材料,根据我们的工作经验整理。由于国家政策和相关部门的要求在不断调整,加大便民力度,因此相关工作应以政策法规和国家机关的要求为准。

如果有未尽事宜,欢迎在本文下方“写留言”提问,我们会尽力解答!

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