实用Word操作: 2 章节标题与编号

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整体思路

1.1 基于预先定义的样式法简介

首先，利用word自带的多级列表功能生成满足格式要求的新样式（见本文第3-6节），确定后，设置的新样式就保存在当前文档的内置格式之中。接着，按本文第7节介绍的方法，录入一个要用作标题的字段后，点击样式库中的某一级新样式，该字段就自动变成带编号的标题。按此方式，多次添加、修改和删除各级标题后，各标题的编号会自动按顺序更新，不需要手动调整。这种编号还能被自动关联到按以后介绍的要求设置的图表和公式的编号之中。

1.2 多级列表按钮和样式库位置

启用word，新建空白文档。选择（顶端）工具栏“开始”。如图1，红圈指示了“多级列表”按钮（将光标轻移到该位置，会隐隐显示以多级列表为表头的指示框）。

图2：多级列表按钮位置

图1的矩形红框指示了“样式库”所在的位置。 在缺省情况下，word一般会自带一些样式。按下面的操作生成你要使用的新样式将出现在样式库中，供刷标题时使用。

1.3 新样式的生成

按照本文第3-6节介绍的步骤操作，会在样式库中生成如图3所示的新样式。作为本文举例，生成的这些新样式分别是“第1章-标题1”、“1.1-标题2”、“1.1.1-标题3”。这些新样式用于将所选字段刷为标题。为了确保能满足全部要求，应使用按下面将要介绍的要求生成的新样式。

图3：样式库中出现的新样式

在图3所示的例子中，仅仅设置了三级标题。如果按相同思路设置第四级，那么还将看到“1.1.1.1-标题4”。 

1.4 使用新样式设置标题

新样式定义完成后，可以将空白文档中如图4（左）所示的拟作为标题的各行字段，通过点击图3所示的样式库中相应的样式（如“第1章-标题1”、“1.1-标题2”、“1.1.1-标题3”），分别设置成相应级别的标题，得到的结果如图4（右）所示。 

图4：标题设置效果

也可以在已完成好内容的文档中的任意位置，按相同方式逐个设置标题（即对某行所录入的字段，点击样式库中的相应样式将该行设置为标题）。 

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多级列表功能介绍

用word打开空白文档，选择（顶端）工具栏“开始”，将看到如图5处在上部位置的红圈指示的“多级列表”按钮。

图5：多级列表对话框

点击“多级列表”按钮，将弹出如图5左下角所示的多级列表对话框。可以看到左下红圈标注位置的“定义新的多级列表”按钮。点击该按钮，将弹出如图5右下角所示的“定义多级列表”对话框。

在“定义多级列表”对话框中，点击如图6左下角红圈所指的“更多”按钮，对话框将展开成图6右侧形式。

图6：多级列表对话框的展开形式

图7所示的是已经展开的“定义多级列表”对话框。图中红圈所示的数字列表用于选择标题级别。

图7：展开形式的多级列表对话框

定义章标题时，选择“单击要修改的级别”列表中的数字1。定义节标题时，选择列表中的2。定义子节标题时，选择列表中的3。如此类推。

当然，应按顺序定义章、节和子节标题（因为下一级与上一级有关联，如果不先定义上一级，那么下一级就无法关联到上一级）。

下面将用图7所示的展开的多级列表对话框来设置各级标题和编号规则。在第3、第4和第5节，分别介绍章、节和子节的设置。

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章标题与编号格式设置

选择如图7所示的红圈所指的“单击要修改的级别”的数字列表中的数字1。在该列表的下方是编号格式。现在对照图8来说明。

图8：定义章标题、编号及其样式

在图8所示的“输入编号的格式”下方，编号一般显示以灰色为底色的1。该数字大小在对话框中不能修改（只是表明形式，如果不小心把灰色底删除了，建议重新打开word文档来设置，重来花不了多少时间）。 虽然以灰色为底的数字不能修改，但编号格式和编号样式可以选择。

编号格式设置：假定你需要的章标题的编号带有标签“第.章”，即编号格式具有“第1章”、“第2章”、“第3章”等形式，那么在“输入编号格式”框内的灰色数字1左侧输入“第”、右侧输入“章”。

编号样式：点击图8所示的“此级别的编号样式”，可以将章标题的编号格式由缺省的阿拉伯数字（1,2,3...）更改为其它形式，如中文大写（一、二、三...）、罗马数字（I，II，III，...）等，读者可以点开看看具体有多少选项。这里，我们只考虑阿拉伯数字格式（为缺省设置）。

如何让级别设置格式保存到样式：点击图8右侧的“将级别链接到样式”下拉箭头，在展开的列表中选择内置的“标题 1”（不能选错，否则在图表和公式编号中关联章标题需要时会出问题）。在“要在库中显示的级别”中，选择“级别1”。

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节标题与编号格式设置

定义完章标题后，选择图9中“单击要修改的级别”的竖状数字框中数字2。此时，在“输入编号的格式”下方，编号一般显示以灰色为底色的1.1。

图9：定义节标题、编号及其样式

其中第一个数字表示关联到了章的序号。第2个数字表示第几节。该数字大小在对话框中不能修改（只是表明形式，如果不小心把灰色底删除了，建议重新打开word文档来设置）。

编号格式：假定你需要的节标题的编号带有标签“第.节”，即编号是“第1.1节”、“第2.2节”、“第3.1节”...形式的格式，那么在“输入编号格式”框内的数字1左侧输入“第”、右侧输入“节”。如果什么都不输入，那么编号格式就是纯数字，如“1.1”、“2.2”、“3.1”。本文举例只考虑纯数字型格式。

编号样式：点击“此级别的编号样式”，可以将节标题的编号格式由缺省的阿拉伯数字（1,2,3...）更改为其它形式，如中文大写（一、二、三...）、罗马数字（I，II，III，...）等，读者可以点开看看具体有多少选项。这里，我们只考虑阿拉伯数字格式。

如何让级别设置格式保存到样式：点击图9右侧的“将级别链接到样式”下拉箭头，在展开的列表中选择内置的“标题 2”（不能选错，道理和章标题设置中交代的一样）。在“要在库中显示的级别”中，选择“级别2”。在包含的级别编号中，选择级别1（表示每一节的编号都会按上一级章所在的部分重新编号）。

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子节标题与编号格式设置

定义完节标题后，子节也按类似方式选项。如图10所示，选择“单击要修改的级别”的竖状数字框中数字3。在“输入编号的格式”下方，编号显示以灰色为底色的1.1.1。

图10：定义子节标题、编号及其样式

其它选项见图10。按该图定义的子节样式，在第1章第2节的子节编号将显示为“1.2.1”、“1.2.1”，在第2章第2节，其显示为“2.2.1”、“2.2.2”，等等。 

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新样式的生成与样式库更新

完成上述多级列表设置后，点击如图11（上）红框所示的“确定”，那么多级列表设置就在你打开的文档中得到保存。

图11：多级列表设置确定和新样式的出现

点击完确定后，在如图11（下）所示的样式库中，就会出现“第1章-标题1”、“1.1-标题2”、“1.1.1-标题3”等新样式。

 如果你打开word时，样式库中已经有了“标题1”、“标题2”、“标题3”等缺省样式，那么按上面操作后，这些旧样式就被替换成了“第1章-标题1”、“1.1-标题2”、“1.1.1-标题3”等样式。

如果正确完成上述设置后，某个新样式并不出现（而其它均出现），那么可能是样式库空间不够。此时，可以利用“更改多级列表”来强迫出现。例如，假设样式“1.1—标题2”不出现在样式库中（虽然你按本文第4节介绍的方法正确地完成了节标题设置），那么先把某字段设为三级（或一级）标题，将光标置于该位置，再打开多级列表，选择"更改列表级别"，得到如图12右侧所示的目录，再点击图中红框标注的“1.1 标题 2”。此时，在样式库中，就会出现“1.1—标题2”。 

图12：更改多级列表

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如何应用新样式刷出标题与编号

如图13（左）所示，假设我们以文本格式录入了一系列将用作各级标题的字段。现在对每个字段，点击样式库中的新样式，来设置各级标题，获得如图13（右）所示的最终标题。

图13：设置各级标题举例

建议先设刷高一级别的标题，再在其下刷低级别的标题。

具体是这样操作的。将光标置于某行，再点击样式库中的新样式“第1章-标题1”、“1.1-标题2”或“1.1.1-标题3”，该行就自动变成所对应的标题，且标题标签和编号自动按样式设置成功。

例如，如果第一行，第二行已经被设置为一级标题，现在需要将图13（左）中的第3行“多级列表的布局介绍”设置为节标题，那么先将光标置于该行，再点击式样库中的“1.1-标题2”，第3行就自动变成标题“2.1节  多级列表的布局介绍”。

你也可以在任意位置按下面分别针对章、节和子节的标题设置方式，对插入的新标题字段应用样式库中的相应样式，获得所需要级别的标题。此时，编号会自动按在文档中出现的先后顺序更新。

章标题设置：在word文档中某行，录入一个标题字段，如“整体思路介绍”，将光标置于该行所在位置，再点击样式库中的“第1章-标题1”，改行就变成标题“第1章 整体思路介绍”。如果在这个标题之下需要给出第二章的标题，标题名为“多级列表的作用”，那么先录入“多级列表的作用”，拾取后再次点击式样库中的“第一章-标题1”，那么就出现“第2章 多级列表的作用”。对于其它章，操作方法类似。

节标题设置：在某章标题之下，如在“第2章 多级列表的作用”之下，录入一个字段，如“多级列表的布局介绍”，将光标置于该字段中，点击样式库中的“1.1-标题2”，那么就出现节标题“2.1 多级列表的布局介绍 ”。以相同方式，可以在2.1节之下设置2.2节标题，2.3节标题，等等。这里，2.1节表示第2章第1节，即节与章的编号（序号）自动关联上了。

子节标题设置：在某节标题之下，如上面相似方式，只是点击样式库时，改成点击“1.1.1-标题3”，那么就可以获得子节标题。例如，在“2.1 多级列表的布局介绍 ”之下，可以如此获得“2.1.1 左侧栏目介绍”、“2.1.2 右侧栏目介绍”等子节标题。

更小的子节标题设置：如果在多级列表设置中，也设置了更低一级的子节，使得在使用库中出现了“1.1.1.1-标题4”，那么在某子节下可以设置更低一级子标题。

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其它设置

与标题相关的应用包括标题样式设置（前面已经介绍）、增减标题以及带来的编号更新、更改级别、设置标题字体与缩进、在标题之间插入文本、将图表公式等对象的编号与章节标题编号进行关联。

一部分应用在上面已经介绍，一部分应用（如附录、对象编号与章节编号之间的关联）将在以后的系列文章中介绍。 以下仅对编号更新、字体设置和文本录入等问题进行简介。

8.1 标题编号更新

在任意位置增加标题、删除标题和调整标题级别（即点击样式库的其它样式）后，各级标题会按前后顺序自动刷新调整，不需要手工去调整别的标题。

8.2 标题字体和缩进等格式

如图14所示，在进行多级列表定义的栏目中，可以找到对标题字体、缩进和排列方式进行设置的按钮或栏目。由于这类设置一目了然，因此这里不详细介绍。

图14：标题字体与位置设置

8.3 两行标题之间如何录入文本

不同人设置标题的顺序不一样。有的先录入文本，再插入标题。有的先打各级标题，再录入文本。现在假设你遇到这种情况，你先设置了各级标题，且各标题之间没有文本格式的空行，而你需要在两行标题之间插入文本。那么，如何在两标题之间插入文本呢？

文：学位与写作工作组

文字校对：李靓 

排版：陈栩旋

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学位与写作

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