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IMA:RPA是财务和会计,实现数字化转型的关键工具

RPA中国 RPA全球生态 2022-08-02


7月20日,美国管理会计师协会(The Institute of Management Accountants,简称IMA)发布了《财务行业通过RPA实现转型》的报告。该报告主要对RPA(机器人流程自动化)进行了详细介绍,以及对财务和会计行业的深远影响。

财务是手动业务比较频繁的行业之一,工作人员每天将大量时间浪费在无意义的业务上,从而无法创造更多的价值。RPA作为一种高效数字化转型工具,可以轻松地将那些基于规则、重复的业务实现自动化。


由于许多组织尚未实施RPA项目或实现预期收益,因此本报告还提供了在大、中、小型企业中大规模实施RPA的蓝图,并叙述了财务和会计专业人员如何从该技术中获得收益。
 
美国管理会计师协会成立于1919 年,在全球140个国家/地区、300多个组织中已拥有超过125,000名会员。是国际管理会计师组织,为企业内部的财务专业人士提供资格认证和服务。

CMA认证一直被业内誉为财会领域的“黄金”认证,在全球范围内被各行各业的雇主和CFO所推崇。CMA因其被公认为国际财经领域中的黄金标准而享誉全球,被全球180个国家认可,有国际财务界的MBA之称。

 
01.    

重点摘要

 
首席财务官(CFO)为组织未来的发展提供了更好的财务管理效率,财务和会计人员迫切需要获得降低成本并提高工作效率的技能。新兴的数字技术为财务和会计人士提供了实现这些目标的途径,同时满足了对高级分析、高效运营和战略决策支持的业务需求。

简单来说,RPA(机器人流程自动化)为转变财务职能提供了清晰且可持续的解决方案,也是未来财务和会计人员必备技能之一
 
成功并大规模实施RPA的组织已经实现了指数级的运营效率提升,消除了不必要的手工工作,并节省了数百万美元的财务开支。

将RPA应用在财务和会计职能的企业已经看到了强大的自动化解决方案、更低的运营成本以及员工满意度的提高。

这些组织的财务和会计职能部门发现自己远远领先于同行,因为现在配备了经过跨职能培训的财务专业人员,有更多的时间专注于更高附加值的任务。

由于财务和会计的职能原因,决定了其许多业务流程是重复和基于规则的,这是应用RPA最重要的两个标准。因此,大多数RPA的应用都是在财务和会计部门开始的。

RPA作为一种新兴数字化技术使用门槛比较低,对财务和会计职能的影响是双重的:RPA将使财务和会计流程自动化,财务和会计专业人员可以通过RPA提高业务技能
 
目前,财务和会计行业正经历一场前所未有的“数字化转型革命”,对于任何规模的组织来说,RPA技术都是一个不错的选择。

它可以轻松提高财务处理数据的效率、提供高质量数据分析、提高交易处理的准确性、增强控制和合规性,显着降低运营成本,为财务和会计专业人士提供学习新技术的机会等。
 
2019年,IBM商业价值研究所(IBMInstitute for Business Value)发表了《企业缩小技能差距指南》的报告。该报告指出,由于人工智能和智能自动化在工作场景中应用越来越多,全球12个最大经济体的1.2亿名工人,在未来3年内可能需要接受工作技术再培训
 
在IMA和德勤对财务和会计人员进行的一项联合调查中,研究了未来劳动力以及技术、人才和自动化将如何重新塑造工作方式,近76%的受访者表示他们的会计流程自动化程度不到75%。

当被问及他们对金融行业的工作类型有何期待时,超过90%的受访者表示,在未来五年内,工作效率将有所下降或显著下降,财务和会计专业人员仍需消耗大量时间在手动业务上,而不是从自动生成的高质量财务数据中获取见解
 
人们意识到这种工作方式是不可取的,这将严重阻碍组织的长远发展。而RPA可以帮助财务和会计人员不再依赖传统IT技术来处理底层工作任务,使员工将主动生产力牢牢地握在自己的手动。

 
02. 

什么是RPA技术

 
RPA是一种软件技术也称为“数字化工作者”,主要通过模拟员工与应用程序的交互动作,从而使这一流程实现自动化。例如,员工每天需要到A系统下载数据,而RPA可以轻松替代员工去执行这一工作,这便是RPA的简单用例。

在实际业务中,RPA可以执行更广泛、更复杂的业务流程,例如,提取PDF、Excel、Word里的数据并将其上传至指定系统、应用和文件夹中(这需要与AI技术配合使用)。

同时RPA具有非侵入式部署、7*24小时无间断工作和易使用等特点。目前,为了更好的扩大RPA自动化范围,很多供应商将AI与RPA相结合以便处理更多的非结构化数据业务。
 
多数RPA软件由三部分组成,分别是自动化流程设计、Bot和Bot管理器:

 

  • 流程设计模块:主要帮助员工设计自动化业务流程,录制鼠标点击和键盘输入。很多供应商已经提供了低代码服务,即便没有编程经验也可以快速上手。这也是RPA被广泛应用的原因之一。

  • Bot:创建机器人运行用户设计好的自动化流程,同时可以查看运行结果。


  • Bot管理器:用来管理RPA机器人,包括,暂停、开始、结束等。还提供日志、代码更新、凭证管理等维护功能。


目前,很多RPA供应商方便用户使用,已经将一些常用的自动化实例内置在RPA软件中。这种开箱即用的使用方式进一步简化了RPA的使用流程。
 

03.

RPA对财务和会计职能的影响

 
机器人流程自动化正在对劳动力产生广泛的影响。彭博社曾开发了一个工具来统计自动化对各个职业的就业机会影响。根据彭博社的模拟结果显示,94%的会计师和审计师的工作可能会受到自动化的影响;

其中,会计和审计工作是不到10个需要学士学位的职业之一,这些职业中90%以上可能受到自动化的影响。
 
尽管有多种数字工具可以用来实现财务和会计流程(例如,数据科学、传统的自动化使用编程语言和脚本)自动化,但目前RPA被公认为是,少数几个最有能力自动化大量财务和会计端到端业务流程的工具

在IMA最近举办的一次RPA网络研讨会上,全球有近1500名专业财务人士参加,34.4%受访者表示,RPA将是未来三年对财会行业影响最大的新兴技术


此外,超过75%的受访者表示,他们组织中的财务和会计流程应用RPA后会显著提高工作效率。


根据麦肯锡的自动化调查数据显示,大多数企业在应用RPA时都是从财务和会计部门开始的。常见的自动化业务流程包括,记工资单,数据迁移或数据输入,每日损益报告,账户对账等。RPA不仅将这些业务流程实现自动化,还能重塑业务流程标准。
 

RPA机器人可以随时随地的为财务人员提供各种帮助,例如,自动登录到财务系统中并将数据进行统计整合然后生成数据报告;机器人读取PDF中的财务数据并将其录入到财务系统中。

在《今日会计师》中的一篇文章《自动化对财务和会计行业意味着什么》写道,“RPA为财务和会计行业打开了一扇全新的大门,提供了一次千载难逢的技术创新的机会。可以让财务人员节省更多的时间,将他们丰富的工作阅历和经验用在更重要的业务上。”

 
04.

大规模应用RPA

 
许多组织已经开始了他们的RPA数字化转型之旅,在组织的共享服务部门产生了巨大影响,并从业务流程外包到自动化优先产生了决定性的转变。德勤对RPA进行了一项研究,吸引了全球400多家组织响应,53%的受访者已经开始了他们的RPA之旅;

19%的受访者打算在未来两年内开始;只有3%的组织扩大了他们的数字劳动力,实际业务中部署了超过了50个机器人
 
尽管RPA具有收益明显、部署门槛低等特点,但根据Gartner的调查报告显示,很多组织还是低估了部署的复杂性,从而使得多数RPA项目胎死腹中,这主要包括以下问题:
 
  • RPA实际收益与公司计划不符;


  • 缺乏CoE支持以扩展RPA应用;


  • 对业务流程的认识不足,盲目跟风实现自动化;


  • 没有规范的RPA维护方法;


  • RPA供应商的培训能力不足。


因此,组织在应用RPA的同时应该想好以后的治理问题和使用规范,或者可以将这些业务外包给RPA供应商来做。德勤曾制定了RPA实施规范,这包括:运营、财务、监管、技术标准和数据安全等。


为了减轻RPA实施带来的风险,除了管理机器人之外,还必须为参与RPA实施的人员进行治理,这包括正确的操作方式、数据的保密性和如何实现收益计划等。不过在治理之前,需要满足以下条件:

  • 确定关键利益相关者并主动寻求他们的意见;


  • 确定RPA运行模式;


  • 选择RPA产品后,需要进行PoC验证;


  • 进行自动化流程改进;


  • 准备立项报告。



RPA的运行模式是建立治理规范的关键所在,这里给出三种运营模式建议:

 

  • 中模式:将所有RPA的管理权集中在一起,统一更新、分配和运行。


  • 分布式模式:在各个团队建立RPA管理中心,各自负责自己的机器人维护和实施。


  • 联合模式:以中央管理为中心,与各个应用部门协同管理。



在进行团队管理时可以按照权限和业务的需求,对RPA参与人员进行职能划分,主要包括以下角色:

 

  • 指导委员会;


  • RPA执行计划团队:产品使用者、RPA解决方案架构师、RPA开发者、业务分析师等。


  • 业务流程负责人;


  • 内部和外部审计员。



此外,在RPA基础培训、项目交付组织可以采用以下方法进行:
 
RPA基础培训:主要对RPA软件的认识和自动化思维的培训,还有简单的逻辑思维培养,一般RPA供应商都免费提供这些业务的培训。
 
RPA项目交付:通常RPA项目采用的是“瀑布模型”交付。瀑布模型要求软件开发严格按照需求->分析->设计->编码->测试的阶段进行,每一个阶段都可以定义明确的产出物和验证准则。

瀑布模型在每一个阶段完成后都可以组织相关的评审和验证,只有在评审通过后才能够进入到下一个阶段。

由于需要对每一个阶段进行验证,瀑布模型要求每一个阶段都有明确的文档产出,对于严格的瀑布模型每一个阶段都不应该重叠,而应该是在评审通过,相关的产出物都已经基线后才能够进入到下一个阶段。
 
瀑布模型的优点是可以保证整个软件产品较高的质量,保证缺陷能够提前的被发现和解决。采用瀑布模型可以保证系统在整体上的充分把握,使系统具备良好的扩展性和可维护性。
 
如果组织或财务人士想体验RPA却无从下手,不妨从以下几点开始:

 

  • 从市场中选择几款免费试用的产品,然后在组织内部中从简单的业务流程开始实验;


  • 财务和会计专业人士可以通过IMA的在线课程学习RPA,以查看实际的财务自动化案例;


  • 找到一些知名RPA厂商获取报价并开始简单的PoC测试,一些厂商对于小型组织来说非常友好;


  • 在一些RPA社区获取自动化知识并进行交流;


  • 说服组织领导去参加一些线下或线下的科技展览会,亲眼见证RPA神奇的一面。


文章信息来源于IMA。
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